1С Оптовая торговля

Единая система управления оптовой компанией

При использовании отдельных таблиц, складских программ и несвязанных баз сотрудникам приходится многократно вводить одни и те же сведения. Это приводит к расхождениям в остатках, ошибкам при расчёте цен, задержкам отгрузок и сложностям при контроле дебиторской задолженности.

«1С:Управление торговлей 8» позволяет автоматизировать оперативный и управленческий учёт торгового предприятия. В одной системе можно управлять клиентами, продажами, закупками, складскими запасами, денежными средствами, затратами и показателями деятельности. (1С:Предприятие)

В результате компания получает единое информационное пространство, в котором каждый сотрудник работает с актуальными данными в пределах предоставленных ему прав.

Возможности 1С для оптовой торговли

После внедрения «1С:Управление торговлей 8» можно автоматизировать основные процессы оптовой компании:

• регистрацию и обработку заказов покупателей;
• подготовку счетов, накладных и других документов;
• резервирование товаров под заказы;
• контроль оплаты и кредитных лимитов клиентов;
• закупки и формирование заказов поставщикам;
• приёмку, хранение, перемещение и отгрузку товаров;
• управление прайс-листами, скидками и условиями продаж;
• контроль взаиморасчётов и дебиторской задолженности;
• планирование продаж, закупок и товарных запасов;
• анализ выручки, валовой прибыли, себестоимости и оборачиваемости.

Программа поддерживает различные условия оптовых продаж, включая предоплату, оплату после отгрузки и продажу с контролем срока и суммы предоставленного клиенту кредита. (1С:Предприятие)

Управление заказами и оптовыми продажами

Заказ покупателя становится основой для последующих операций: резервирования товара, обеспечения потребности, оформления отгрузки и контроля оплаты.

Менеджер может зарегистрировать состав заказа, согласованные цены, скидки, сроки поставки, склад отгрузки и форму оплаты. Система позволяет контролировать состояние заказа и видеть, какие товары зарезервированы, подготовлены, отгружены или ожидают поступления.

При оформлении оптовой продажи формируются необходимые первичные документы. Оплата может регистрироваться наличными, банковским переводом или с использованием платёжной карты. (1С:Предприятие)

Руководитель отдела продаж получает возможность контролировать:

• объём принятых и выполненных заказов;
• просроченные отгрузки;
• выполнение условий работы с клиентами;
• задолженность и сроки оплаты;
• продажи по менеджерам, клиентам, товарам и направлениям;
• рентабельность торговых операций.

Управление складом и товарными запасами

Автоматизация склада позволяет получать актуальные сведения о наличии и доступности товаров. Система учитывает не только фактические остатки, но и резервы, ожидаемые поступления и запланированные отгрузки.

В зависимости от организации работы можно настроить несколько складов, ордерную схему документооборота, адресное хранение, внутренние перемещения, комплектацию, разукомплектацию и инвентаризацию.

Сотрудники коммерческого отдела видят доступный для продажи товар, а склад получает задания, сформированные на основании подтверждённых документов. Это уменьшает количество несогласованных действий между подразделениями и помогает соблюдать сроки поставки.

Автоматизация закупок и обеспечения заказов

Потребность в закупках может рассчитываться с учётом заказов покупателей, минимальных и максимальных остатков, текущих резервов, ожидаемых поставок и статистики потребления.

Специалисты по закупкам получают информацию о том, какие товары необходимо заказать, в каком количестве и к какому сроку. Заказы поставщикам можно связать с потребностями конкретных заказов покупателей или использовать для пополнения складских запасов.

Система позволяет контролировать сроки поставки, цены поставщиков, поступление товаров и состояние взаиморасчётов. Руководство получает более прозрачную картину будущих закупок и потребности в денежных средствах.

Ценообразование и индивидуальные условия продаж

В «1С:Управление торговлей 8» можно вести несколько видов цен и формировать прайс-листы для различных категорий клиентов. Цены рассчитываются по заданным правилам, на основании закупочной стоимости, другого вида цены или выбранной формулы.

Для постоянных покупателей могут быть установлены индивидуальные соглашения, в которых фиксируются:

• используемый вид цен;
• допустимые скидки и наценки;
• график и форма оплаты;
• срок отсрочки платежа;
• кредитный лимит;
• склад и условия отгрузки.

Программа поддерживает ручные и автоматические скидки, а также использование дисконтных карт и других механизмов лояльности. (1С:Предприятие)

Система лояльности для оптовых покупателей

В оптовой торговле программа лояльности должна учитывать не только сумму отдельного заказа, но и историю сотрудничества с клиентом: объём закупок, регулярность заказов, ассортимент, соблюдение сроков оплаты и прибыльность продаж.

Мы можем настроить в 1С правила предоставления скидок, бонусов и специальных условий. Например, система может автоматически определять размер скидки в зависимости от категории клиента, суммы заказа, накопленного оборота или приобретаемой товарной группы.

Также можно реализовать персональные прайс-листы, специальные предложения, ограничения по скидкам и согласование нестандартных условий продажи.

Такая автоматизация помогает применять единые правила работы с покупателями и уменьшает зависимость результата сделки от ручных расчётов менеджера.

Контроль взаиморасчётов и дебиторской задолженности

Для каждого клиента можно настроить условия оплаты, допустимую сумму задолженности и срок предоставляемой отсрочки. При оформлении заказа или отгрузки система проверяет соблюдение установленных условий.

Менеджеры видят текущую задолженность покупателя, сроки оплаты и доступный кредитный лимит. Ответственные сотрудники могут контролировать просроченные платежи и своевременно связываться с клиентами.

Руководство получает аналитические отчёты по структуре дебиторской задолженности, срокам возникновения долга, клиентам и ответственным менеджерам.

Аналитика для руководителя оптовой компании

«1С:Управление торговлей 8» позволяет анализировать работу предприятия по данным оперативного учёта. Руководитель может получать информацию о продажах, остатках, закупках, движении денежных средств и финансовых результатах без подготовки отдельных таблиц подразделениями.

В системе можно анализировать:

• динамику выручки и валовой прибыли;
• продажи по клиентам, менеджерам и товарным группам;
• выполнение планов;
• прибыльность заказов;
• оборачиваемость запасов;
• дефицит и избыточные остатки;
• состояние взаиморасчётов;
• эффективность скидок;
• качество выполнения заказов.

Детализация отчётов позволяет переходить от итогового показателя к документам и операциям, из которых он сформирован.

Интеграция 1С с другими системами

«1С:Управление торговлей 8» может использоваться как основная оперативная система торговой компании и передавать необходимые данные в «1С:Бухгалтерию 8». Решение также может применяться как управляющая система для «1С:Розница 8». (1С:Предприятие)

При необходимости настраивается обмен с интернет-магазином, личным кабинетом оптового покупателя, торговыми площадками, службами доставки, системой электронного документооборота, банковскими сервисами и внешними аналитическими решениями.

Интеграция сокращает количество повторного ввода информации и позволяет создать единый контур управления торговыми операциями.

Кому подходит автоматизация оптовой торговли в 1С

Решение подходит дистрибьюторам, поставщикам, торговым домам, производственным компаниям с собственным отделом продаж и организациям, которые совмещают оптовую и розничную торговлю.

Особенно актуально внедрение 1С для компаний, в которых:

• увеличилось количество заказов и складских операций;
• данные об остатках регулярно расходятся;
• цены и скидки рассчитываются вручную;
• сложно контролировать выполнение заказов;
• менеджеры не видят полную историю работы с клиентами;
• растёт объём просроченной дебиторской задолженности;
• отчёты собираются вручную из нескольких источников;
• действующая система не соответствует текущим процессам бизнеса.

Для организаций, которые продолжают использовать устаревшие решения предыдущего поколения, переход на современную конфигурацию платформы «1С:Предприятие 8» позволяет выстроить более управляемую и масштабируемую систему учёта.

Этапы автоматизации оптовой компании

Предпроектное обследование

Изучаем структуру компании, движение документов, порядок работы с заказами, правила закупок, складской учёт, ценообразование и требования к отчётности.

Подготовка проектного решения

Определяем состав функциональных блоков, необходимые настройки, интеграции, права пользователей и перечень доработок.

Настройка программы

Заполняем параметры учёта, создаём склады, виды цен, соглашения, правила скидок, статусы заказов и маршруты обработки документов.

Перенос данных

Переносим справочники, остатки, цены, сведения о клиентах и другие необходимые данные из действующей системы.

Интеграция и доработка

Настраиваем обмены и реализуем функции, которых нет в типовой конфигурации, но которые необходимы для работы компании.

Тестирование и обучение

Проверяем основные сценарии, исправляем выявленные ошибки и обучаем сотрудников работе в новой системе.

Запуск и сопровождение

Помогаем перейти к промышленной эксплуатации, консультируем пользователей и развиваем систему по мере изменения бизнеса.

Что получает компания после внедрения

Автоматизация оптовой торговли на базе 1С помогает создать единый порядок работы с заказами, товарами, клиентами и документами.

Компания получает актуальные сведения об остатках, прозрачный контроль отгрузок и оплат, единые правила ценообразования, системное управление закупками и аналитическую информацию для принятия решений.

Конкретный результат внедрения зависит не только от возможностей программы, но и от качества настройки процессов, справочников, прав доступа и регламентов работы сотрудников. Поэтому перед запуском мы изучаем действующую модель работы и адаптируем систему под реальные задачи предприятия.

Почему автоматизацию необходимо начинать с обследования

Установка программы без анализа процессов часто приводит к переносу существующих проблем в новую систему. Дублирующиеся справочники, неоднозначные правила расчёта цен и отсутствие ответственности за этапы заказа не устраняются автоматически.

Предпроектное обследование помогает определить, какие процессы можно использовать в типовом виде, какие требуется изменить и где действительно необходима доработка.

На основании обследования можно оценить сроки проекта, подготовить последовательность запуска и избежать разработки функций, которые уже предусмотрены стандартными возможностями «1С:Управление торговлей 8».

Часто задаваемые вопросы

Подходит ли «1С:Управление торговлей 8» для небольшой оптовой компании?

Да. Функциональные возможности программы можно настраивать в зависимости от масштаба организации. Неиспользуемые разделы и операции отключаются, чтобы не усложнять работу пользователей. Возможность управлять составом доступных функций предусмотрена разработчиком решения. (1С:Предприятие)

Можно ли перенести данные из старой программы?

Да. Обычно переносятся справочники товаров и контрагентов, цены, складские остатки, взаиморасчёты и начальные остатки по другим разделам. Точный состав данных определяется после анализа исходной базы.

Обязательно ли дорабатывать типовую конфигурацию?

Нет. Значительная часть задач оптовой торговли решается стандартными возможностями программы. Доработки необходимы, когда у компании есть специфические операции, нестандартные документы, интеграции или особые требования к аналитике.

Можно ли связать 1С с интернет-магазином?

Да. Можно настроить загрузку заказов, передачу товаров, цен и остатков, а также обмен статусами обработки и отгрузки. Состав обмена зависит от используемой системы управления сайтом и бизнес-процессов компании.

Можно ли учитывать несколько организаций и складов?

Да. Программа может использоваться для управления операциями нескольких организаций и складов в едином информационном пространстве. Возможная структура базы определяется требованиями к управленческому, оперативному и бухгалтерскому учёту.

Сколько времени занимает внедрение?

Срок зависит от количества пользователей, складов, организаций, объёма переносимых данных, сложности интеграций и необходимых доработок. После обследования подготавливается план проекта с этапами, сроками и ожидаемыми результатами.