Гостиничное хозяйство

Единая система для управления гостиницей или санаторием

Гостиничный и санаторно-курортный бизнес объединяет большое количество взаимосвязанных процессов:

• бронирование номеров и путевок;
• размещение и расчеты с гостями;
• назначение и отпуск медицинских процедур;
• организация питания;
• уборка и подготовка номерного фонда;
• учет оборудования, мебели, белья и инвентаря;
• закупка продуктов, материалов и услуг;
• расчет заработной платы и кадровый учет;
• бухгалтерский и налоговый учет;
• бюджетирование и анализ финансовых результатов.

Когда разные подразделения работают в отдельных программах и таблицах, сведения приходится переносить вручную. Возникают расхождения между оперативным, бухгалтерским и управленческим учетом.

Программные продукты «Сан-Сити» позволяют создать единое информационное пространство и организовать обмен данными между специализированными решениями, программами 1С и внешними сервисами.

SandSoft: Санаторий — основная система управления объектом

SandSoft: Санаторий — программный продукт на платформе «1С:Предприятие 8» для комплексной автоматизации санатория, пансионата, медицинского центра, оздоровительного комплекса или гостиницы с лечебной базой.

Система объединяет данные о гостях, бронированиях, путевках, проживании, лечении и расчетах. Сотрудники разных служб работают с общей информацией в соответствии со своими правами доступа.

Какие процессы можно автоматизировать

• бронирование номеров, мест и путевок;
• формирование графика загрузки номерного фонда;
• оформление поселения, переселения и выезда;
• ведение карточек гостей и истории посещений;
• расчет стоимости проживания, лечения и дополнительных услуг;
• работа медицинской регистратуры;
• формирование расписаний врачей, кабинетов и процедур;
• назначение и контроль отпуска медицинских услуг;
• учет питания, рационов и включенных в путевку услуг;
• подготовка документов и отчетов;
• обмен информацией с бухгалтерскими и другими учетными системами.

Для автоматизации классической гостиницы можно использовать соответствующие модули управления гостиницей, службой размещения, номерным фондом и дополнительными услугами.

Для кого подходит SandSoft: Санаторий

Решение может использоваться в:

• санаториях и пансионатах;
• медицинских и реабилитационных центрах;
• курортных комплексах;
• гостиницах с медицинским или оздоровительным подразделением;
• домах отдыха;
• ведомственных объектах размещения;
• гостиничных и санаторных сетях.

Подробнее о SandSoft: Санаторий
Посмотреть продукты и модули

QR Учет имущества — контроль номерного фонда и оборудования

QR Учет имущества — программный комплекс для учета основных средств, мебели, оборудования, техники, белья, инвентаря, инструментов и других материальных ценностей.

Каждому объекту присваивается QR-код или штрихкод. Сотрудник может открыть цифровую карточку имущества с помощью мобильного телефона, проверить его местонахождение, состояние и ответственного, а также зарегистрировать необходимую операцию.

Возможности системы

• создание единого реестра имущества;
• формирование цифровой карточки каждого объекта;
• учет имущества по корпусам, этажам, номерам и помещениям;
• закрепление имущества за материально ответственными лицами;
• печать этикеток с QR-кодами;
• проведение инвентаризации с мобильного телефона;
• регистрация перемещений и передачи имущества;
• фиксация состояния объекта и добавление фотографий;
• создание заявок на ремонт;
• ведение истории обслуживания и ремонтов;
• контроль выполнения работ по проверочным листам;
• интеграция с программами на платформе 1С.

Для гостиницы система позволяет контролировать комплектацию номеров, состояние мебели, техники, текстиля и оборудования. Проверку можно проводить во время уборки или подготовки номера к заселению.

В санатории дополнительно можно учитывать медицинское оборудование, хозяйственный инвентарь, имущество процедурных кабинетов, пищеблока, складов и административных подразделений.

Мобильное приложение QR Учет имущества
Учет имущества в 1С
Инвентаризация по QR-кодам

Корпос: Управление закупками — планирование и контроль снабжения

Корпос: Управление закупками — решение на платформе «1С:Предприятие 8» для автоматизации закупочной деятельности.

Программа помогает организовать закупку продуктов, хозяйственных материалов, оборудования, медицинских товаров, запасных частей, мебели, текстиля, работ и услуг.

Что автоматизирует Корпос

• сбор потребностей от подразделений;
• формирование заявок на закупку;
• консолидацию потребностей гостиницы или санатория;
• подготовку плана закупок;
• контроль бюджета и лимитов;
• запрос коммерческих предложений;
• сравнение цен и условий поставщиков;
• выбор поставщика;
• подготовку и согласование документов;
• формирование договоров и спецификаций;
• контроль графиков поставки;
• контроль оплаты и исполнения договоров;
• хранение закупочной документации;
• подготовку отчетности по закупкам.

Заявки могут создавать руководители подразделений, заведующие складами, инженерная служба, служба питания, медицинская часть и хозяйственные подразделения. Отдел закупок получает централизованный список потребностей и контролирует прохождение каждой заявки.

Корпос может использоваться для коммерческих закупок, а также для закупочных процедур организаций, работающих по требованиям 223-ФЗ и 44-ФЗ.

Система интегрируется с «1С:Бухгалтерией» и может получать сведения о фактических оплатах по договорам.

Обзор возможностей Корпос
Планирование закупок
Контроль исполнения договоров

1С:Бухгалтерия — бухгалтерский и налоговый учет

1С:Бухгалтерия 8 используется для ведения бухгалтерского и налогового учета гостиницы, санатория или управляющей компании.

Программа позволяет отражать хозяйственные операции, вести расчеты с поставщиками и покупателями, учитывать основные средства, материалы и денежные средства, рассчитывать налоги и формировать регламентированную отчетность.

Основные задачи

• бухгалтерский и налоговый учет;
• учет денежных средств и банковских операций;
• расчеты с поставщиками и покупателями;
• учет материалов и хозяйственных расходов;
• учет основных средств;
• отражение доходов от проживания и дополнительных услуг;
• учет операций нескольких организаций;
• закрытие периода;
• подготовка бухгалтерской и налоговой отчетности;
• обмен данными с отраслевыми программами.

В «1С:Бухгалтерию» могут передаваться данные из SandSoft, системы управления закупками, сервиса учета имущества и других программ предприятия. Это сокращает повторный ввод документов и помогает согласовать оперативный и бухгалтерский учет.

Подробнее о 1С:Бухгалтерии

1С:ЗУП — кадровый учет и расчет заработной платы

1С:Зарплата и управление персоналом предназначена для автоматизации работы кадровой службы и расчетного отдела.

Для гостиниц и санаториев особенно важен учет сменных графиков, ночных часов, сезонного персонала, совместительства, отпусков, командировок и различных систем мотивации.

Возможности 1С:ЗУП

• ведение штатного расписания;
• прием, перевод и увольнение сотрудников;
• расчет заработной платы;
• учет рабочего времени;
• работа со сменными графиками;
• расчет отпусков, больничных и других отсутствий;
• начисление премий и доплат;
• учет персональных данных сотрудников;
• подготовка кадровых документов;
• формирование регламентированной отчетности;
• анализ численности и затрат на персонал.

Данные о заработной плате и страховых взносах передаются в «1С:Бухгалтерию». Сведения о численности, фонде оплаты труда и производительности персонала могут использоваться в управленческой отчетности.

Подробнее о 1С:ЗУП

Финоко — управленческий учет и бюджетирование гостиницы

Финоко: Управленческий учет гостиницы помогает собственникам, управляющим и финансовым руководителям контролировать результаты работы гостиницы, санатория или сети объектов.

Сервис собирает сведения из PMS, программ 1С, банков, ресторанных систем и других источников. Полученные данные используются для подготовки управленческих отчетов, бюджетов и панелей показателей.

Что получает руководство

• отчет о доходах и расходах;
• отчет о движении денежных средств;
• управленческий баланс;
• план-фактный анализ;
• бюджетирование по подразделениям;
• платежный календарь;
• согласование заявок на оплату;
• контроль загрузки, выручки и средней стоимости проживания;
• анализ прибыли подразделений;
• контроль затрат на персонал;
• сравнение объектов гостиничной сети;
• панели ключевых показателей;
• консолидацию данных нескольких юридических лиц.

Для гостиничного бизнеса доступна готовая модель управленческого учета по международному стандарту USALI. Она позволяет анализировать результаты номерного фонда, службы питания, дополнительных подразделений и нераспределяемых расходов.

Управленческий учет гостиницы по USALI
Управленческий учет мини-отеля
Готовые модели Финоко

Сервисы 1С для ежедневной работы

К программным продуктам можно подключить дополнительные сервисы 1С.

1С-ЭДО

1С-ЭДО позволяет обмениваться юридически значимыми электронными документами непосредственно из программы 1С.

Сервис можно использовать для обмена счетами, актами, накладными, универсальными передаточными документами и другими документами с поставщиками и контрагентами.

1С-Отчетность

1С-Отчетность предназначена для отправки регламентированной отчетности и получения требований государственных органов непосредственно из программ 1С.

1С:Контрагент

1С:Контрагент помогает автоматически заполнять и проверять реквизиты организаций и индивидуальных предпринимателей по идентификационным данным.

1С

1С позволяет работать с программами 1С через интернет. Облачный вариант подходит организациям, которым не требуется размещать собственный сервер.

Как продукты работают вместе

Программные продукты можно внедрять последовательно и объединять в общую систему.

SandSoft хранит данные о бронированиях, размещении, гостях, лечении и оказанных услугах.

QR Учет имущества помогает хозяйственной и инженерной службам контролировать оборудование, мебель, белье и материальные ценности.

Корпос собирает заявки подразделений, управляет закупками и контролирует исполнение договоров.

1С:Бухгалтерия принимает данные для бухгалтерского и налогового учета.

1С:ЗУП рассчитывает заработную плату и ведет кадровые данные.

Финоко объединяет сведения из разных систем и формирует управленческую отчетность для руководства.

В результате каждый сотрудник работает в программе, соответствующей его задачам, а руководство получает согласованную информацию о деятельности всего предприятия.

Варианты автоматизации

Небольшая гостиница

Для небольшого объекта можно использовать систему бронирования и размещения, «1С:Бухгалтерию», «1С:ЗУП» и основные сервисы 1С. По мере роста можно подключить QR-учет имущества и управленческую отчетность Финоко.

Санаторий или медицинский центр

Основой системы становится SandSoft: Санаторий. К нему подключаются бухгалтерия, кадровый учет, контроль имущества, закупки и управленческая отчетность.

Крупный гостиничный комплекс

Для большого объекта особенно важны автоматизация закупок, учет имущества, интеграция подразделений, бюджетирование и контроль показателей деятельности.

Сеть гостиниц или санаториев

Для сети организуется централизованный сбор данных, единая система справочников, консолидация отчетности, сравнение объектов и контроль общих стандартов работы.

Услуги компании «Сан-Сити»

Мы не только поставляем программные продукты, но и выполняем полный комплекс работ по их внедрению и сопровождению.

Обследование и проектирование

Специалисты изучают действующие процессы, используемые программы, структуру подразделений и требования руководства. По результатам обследования формируется проект будущей информационной системы.

Установка и настройка

Мы устанавливаем программы, настраиваем справочники, права доступа, документы, маршруты согласования, отчеты и обмены данными.

Перенос данных

При необходимости выполняется перенос справочников, остатков, карточек гостей, сотрудников, имущества и другой информации из ранее использовавшихся систем.

Интеграция

Настраивается обмен между SandSoft, QR Учет имущества, Корпос, программами 1С, Финоко, PMS, ресторанными системами, банками и другими сервисами.

Доработка программ

Типовые возможности могут быть расширены с учетом особенностей конкретного гостиничного или санаторного комплекса.

Обучение сотрудников

Проводится обучение администраторов, медицинских работников, бухгалтеров, кадровиков, специалистов по закупкам, хозяйственных служб и руководителей.

Сопровождение

Сопровождение 1С включает консультации пользователей, установку обновлений, устранение ошибок, контроль обменов и дальнейшее развитие системы.

Почему автоматизацию стоит доверить «Сан-Сити»

Компания «Сан-Сити» работает в области автоматизации учета с 1997 года. Мы создаем решения на платформах 1С, разрабатываем веб-сервисы и мобильные приложения, настраиваем интеграцию между программными продуктами и сопровождаем созданные системы.

Заказчик может обратиться к одному исполнителю для автоматизации основных операционных, учетных и управленческих процессов.

Подробнее о компании «Сан-Сити»

Как проходит внедрение

На первом этапе мы определяем задачи предприятия и состав используемых программ.

Затем формируем перечень необходимых продуктов, интеграций и доработок. Проект можно разделить на этапы, начиная с наиболее важных участков.

После согласования решения выполняются установка, настройка, перенос данных, интеграция и обучение сотрудников.

По итогам запуска система передается на сопровождение. При изменении процессов или появлении новых подразделений ее возможности можно расширить.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли внедрять все программы одновременно?

Нет. Можно начать с автоматизации наиболее проблемного участка: бронирования, медицинского учета, бухгалтерии, закупок или инвентаризации. Остальные решения подключаются по мере необходимости.

Можно ли интегрировать продукты с уже используемой PMS?

Да. Возможность и способ интеграции определяются после обследования действующей системы и доступных механизмов обмена.

Обязательно ли хранить программы в облаке?

Нет. В зависимости от требований программы могут размещаться на сервере заказчика, в дата-центре или использоваться в облачной модели.

Можно ли использовать QR Учет имущества отдельно?

Да. Система может работать как самостоятельный программный комплекс или обмениваться данными с программами на платформе 1С.

Подходит ли Корпос для коммерческой гостиницы?

Да. Корпос может использоваться не только для регулируемых закупок, но и для внутренних коммерческих закупочных процессов.

Можно ли объединить данные нескольких гостиниц?

Да. Для сети можно организовать централизованный обмен данными и консолидированную управленческую отчетность.

Выполняет ли «Сан-Сити» доработку программ?

Да. Мы разрабатываем дополнительные функции, отчеты, обработки, мобильные приложения, веб-сервисы и интеграции с учетом требований предприятия.