Программа создана на платформе 1С:Предприятие 8 и может настраиваться с учетом структуры, правил работы и особенностей конкретного гостиничного предприятия.

SandSoft: Отель объединяет основные операции службы приема и размещения в единой информационной системе. Сотрудники получают актуальные сведения о свободных номерах, заездах, выездах, задолженности гостей и состоянии номерного фонда, а руководство — данные для контроля загрузки и результатов работы гостиницы.

Подробнее о решениях San.City для гостиничного хозяйства можно узнать в разделе «Автоматизация гостиниц и санаториев».

Какие задачи решает SandSoft: Отель

Программа позволяет автоматизировать основные процессы гостиницы:

• индивидуальное и групповое бронирование;
• поселение, переселение и выселение гостей;
• ведение электронной шахматки номерного фонда;
• контроль свободных, занятых и недоступных номеров;
• учет ранних заездов и поздних выездов;
• ведение карточек гостей и истории проживания;
• расчет стоимости проживания;
• управление тарифами, скидками и специальными предложениями;
• учет питания и дополнительных услуг;
• расчеты с гостями, организациями и туристическими агентствами;
• формирование счетов, документов и управленческих отчетов.

Все данные сохраняются в единой базе. Это снижает количество повторного ввода информации, упрощает взаимодействие между подразделениями и уменьшает вероятность ошибок при работе с бронированиями и расчетами.

Управление бронированием номеров

SandSoft: Отель позволяет оформлять бронирование непосредственно из интерактивной шахматки. Сотрудник выбирает период проживания, свободный номер или категорию номера, указывает гостя, тариф и условия размещения.

Система поддерживает разные сценарии работы:

• бронирование конкретного номера;
• бронирование по категории без назначения определенного номера;
• размещение одного или нескольких гостей;
• групповое бронирование;
• бронирование с указанием организации-плательщика;
• применение индивидуальных тарифов и скидок.

Информация о новой брони сразу отражается в графике загрузки. Это помогает избежать повторного бронирования одного номера и позволяет сотрудникам службы размещения видеть актуальную ситуацию на выбранную дату.

Дополнительно к программе может быть подключен модуль интернет-бронирования. Он позволяет гостям выбирать даты проживания, категорию номера и тариф непосредственно на сайте гостиницы. Данные о заявке могут передаваться в учетную систему вместе с информацией о госте.

Поселение и обслуживание гостей

Программа сопровождает весь цикл работы с гостем: от получения заявки до окончательного расчета и выезда.

При поселении сотрудник может оформить гостя на основании ранее созданного бронирования либо зарегистрировать заезд без предварительной заявки. В карточке размещения сохраняются даты проживания, выбранный номер, тариф, плательщик, состав гостей и дополнительные условия.

Во время проживания можно:

• изменить срок размещения;
• переселить гостя в другой номер;
• добавить услуги;
• изменить тариф;
• зарегистрировать скидку;
• учесть питание;
• оформить ранний заезд или поздний выезд;
• подготовить документы и счет на оплату.

История операций сохраняется в системе. При повторном обращении сотрудник может найти карточку гостя, просмотреть предыдущие размещения и использовать сохраненные данные при новом бронировании.

Электронная шахматка гостиницы

Одним из основных рабочих инструментов SandSoft: Отель является электронная шахматка. Она наглядно показывает загрузку гостиницы по дням, корпусам, этажам и номерам.

В шахматке отображаются:

• свободные и занятые номера;
• периоды проживания;
• бронирования и ожидаемые заезды;
• планируемые выезды;
• номера, временно недоступные для размещения;
• основные сведения о гостях и условиях проживания.

Из шахматки можно переходить к бронированию, поселению, переселению и другим операциям. Сотруднику не требуется открывать большое количество отдельных документов: основные действия выполняются из единого рабочего окна.

Управление номерным фондом

В программе ведется структурированный реестр номерного фонда. Номера можно распределить по корпусам и этажам, указать категорию, количество основных и дополнительных мест, особенности размещения и текущее состояние.

Система позволяет временно исключать номер из продажи, например на период ремонта, обслуживания или длительной аренды.

При использовании дополнительных модулей гостиница может также организовать:

• планирование уборки номеров;
• контроль состояния номерного фонда;
• регистрацию заявок на ремонт;
• постановку задач техническому персоналу;
• контроль комплектации номеров;
• учет имущества и расходных материалов.

Таким образом, SandSoft может использоваться не только службой приема и размещения, но и другими подразделениями гостиницы.

Тарифы, скидки и комплексные предложения

SandSoft: Отель поддерживает гибкое управление стоимостью проживания и дополнительных услуг.

Тарифы могут устанавливаться:

• на определенный период;
• на отдельные дни;
• по дням недели;
• для разных категорий номеров;
• для отдельных гостей или организаций;
• с учетом сезона, загрузки и условий размещения.

Программа позволяет создавать комплексные тарифы, в стоимость которых входит несколько услуг. Например, предложение может включать проживание, завтрак, парковку, посещение спортивного комплекса или другие услуги гостиницы.

Подробное описание механизмов ценообразования представлено на странице «Управление тарифами».

Дополнительные услуги гостиницы

В SandSoft: Отель можно учитывать услуги, оказываемые как проживающим гостям, так и сторонним посетителям.

В системе могут регистрироваться:

• питание;
• трансфер;
• парковка;
• прачечная;
• прокат оборудования;
• посещение бассейна, фитнес-центра или SPA;
• аренда конференц-залов;
• экскурсионные и другие дополнительные услуги.

Стоимость услуги может быть включена в тариф проживания либо начислена отдельно. Все начисления отражаются в едином лицевом счете гостя, что упрощает контроль расчетов и подготовку итоговых документов.

Взаиморасчеты с гостями и организациями

Программа позволяет вести расчеты не только с физическими лицами, но и с организациями, туристическими агентствами и другими контрагентами.

Плательщиком за проживание и услуги может выступать сам гость либо юридическое лицо. В системе учитываются начисления, авансы, оплаты, задолженность, скидки и агентские вознаграждения.

Сотрудники могут формировать:

• счета на оплату;
• документы по оказанным услугам;
• кассовые документы;
• лицевые счета гостей;
• отчеты по задолженности;
• сведения о взаиморасчетах с контрагентами.

Единая система расчетов позволяет контролировать финансовое состояние каждого размещения и снижает риск неоплаченных услуг.

Отчеты и контроль работы гостиницы

SandSoft: Отель содержит отчеты для оперативного контроля деятельности службы размещения.

Руководители и ответственные сотрудники могут анализировать:

• загрузку номерного фонда;
• количество свободных и занятых номеров;
• планируемые заезды и выезды;
• бронирования за выбранный период;
• оказанные услуги;
• начисления и оплаты;
• задолженность гостей и организаций;
• доходы по направлениям деятельности;
• эффективность использования номерного фонда.

Состав отчетности может быть дополнен с учетом задач конкретного предприятия. Для расширенного управленческого учета, бюджетирования и анализа гостиничных показателей программа может использоваться совместно с другими решениями San.City.

Кому подходит SandSoft: Отель

Программа может использоваться в гостиничных предприятиях разного формата:

• городских и курортных отелях;
• гостиничных комплексах;
• пансионатах;
• домах отдыха;
• апарт-отелях;
• базах отдыха;
• небольших гостиничных сетях;
• объектах размещения с дополнительными услугами.

Для небольших объектов с относительно простыми процессами может подойти программа SandSoft: МиниОтель. Для гостиниц со сложной структурой, несколькими корпусами, расширенной системой тарифов и большим количеством дополнительных услуг рекомендуется SandSoft: Отель.

Преимущества программы

Использование SandSoft: Отель помогает создать единое информационное пространство гостиницы и сократить количество ручных операций.

Система позволяет:

• оперативно находить свободные номера;
• предотвращать повторное бронирование;
• ускорять оформление заезда и выезда;
• контролировать состояние номерного фонда;
• централизованно управлять тарифами;
• учитывать все услуги в едином счете гостя;
• сохранять историю проживания и расчетов;
• получать актуальные отчеты;
• настраивать программу под процессы гостиницы;
• интегрировать решение с другими учетными системами и сервисами.

Внедрение и сопровождение SandSoft: Отель

Специалисты San.City проводят обследование бизнес-процессов гостиницы, помогают определить необходимый состав функций, выполняют установку, настройку и перенос исходных данных.

Проект внедрения может включать:

• настройку номерного фонда;
• создание категорий номеров и тарифов;
• настройку прав пользователей;
• перенос справочников и данных о гостях;
• подключение дополнительного оборудования;
• настройку обменов с другими программами;
• обучение сотрудников;
• консультационное и техническое сопровождение.

При необходимости функциональность программы может быть доработана с учетом индивидуальных требований гостиницы.