С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы в 1С становятся практической необходимостью для компаний, которые отправляют, перевозят, экспедируют или получают грузы. Подготовка не сводится к установке обновления. Необходимо проверить состояние информационной базы, подключение к оператору ЭПД, электронные подписи, машиночитаемые доверенности, права пользователей, справочники и действия всех участников перевозки.
Профессиональная поддержка 1С особенно важна там, где перевозочные документы создаются на основании реализаций, заказов и складских операций. Ошибка в одном звене может задержать отгрузку или приемку, вызвать расхождения между бухгалтерией, складом и логистикой. Поэтому подготовку следует рассматривать как проверку сквозного процесса.
Предварительный аудит позволяет определить конфигурацию и релиз, оценить доработки, проверить поддержку нужных документов и составить безопасный план обновления. San.City выполняет сопровождение и доработку программ 1С, включая обновление, консультации и разработку необходимых модулей.
Достаточно ли установить последний релиз 1С?
Нет. После обновления нужно проверить настройки ЭДО, доступные виды документов, подписи, МЧД, права сотрудников, справочники и обмен с контрагентами.
Что изменится с 1 сентября 2026 года
Федеральная налоговая служба в разделе об обязательном транспортном ЭДО указывает, что с 1 сентября 2026 года в электронный формат переводятся:
- транспортные накладные;
- заказы и заявки на перевозку;
- поручения экспедитору;
- экспедиторские и складские расписки;
- транспортные железнодорожные накладные;
- авиационные грузовые накладные.
Требования затрагивают грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и грузополучателей, работающих с перевозкой грузов наемным транспортом. Даже компания, которая только принимает груз, участвует в электронном процессе и подтверждает приемку своим титулом. Обмен выполняется через аккредитованного оператора информационной системы ЭПД, который передает сведения в ГИС ЭПД; напрямую подключаться к государственной системе не требуется.
Бумажный документ нельзя считать универсальным запасным вариантом. Минтранс сохраняет его только для установленных исключений, поэтому компании необходимо определить, какие перевозки входят в обязательный электронный документооборот.
Обязан ли грузополучатель подключаться к ЭПД?
Да, если он участвует в перевозке, подпадающей под обязательный электронный документооборот. Он должен получить документ, проверить сведения и подтвердить приемку соответствующим титулом.
Как электронные перевозочные документы работают в 1С
Фирма «1С» сообщает на официальной странице об обязательных ЭПД, что сервис 1С-ЭПД поддерживается в типовых решениях, включая «1С:Бухгалтерию», «1С:Управление нашей фирмой», «1С:Розницу 3.0», «1С:ERP», «1С:Комплексную автоматизацию», «1С:Управление торговлей» и «1С:Клиент ЭДО». Конкретные сценарии различаются. В «1С:Бухгалтерии» электронный заказ или заявка может формироваться на основании реализации либо счета покупателю, а затем использоваться для создания электронной транспортной накладной. В «1С:ERP», «1С:Управлении торговлей» и «1С:Комплексной автоматизации» состав оснований и операций зависит от редакции и релиза.
«1С:Розница 3.0» входит в перечень решений с поддержкой сервиса, но нужно определить, в какой базе фактически оформляются поставка, перемещение и перевозка. Если продажи ведутся в «1С:Рознице», а закупки и логистика — в «1С:Управлении торговлей» или «1С:ERP», проверять только розничную базу недостаточно.
«1С:Зарплата и управление персоналом» не указана фирмой «1С» как основная конфигурация для формирования ЭПД. Наличие ЗУП не заменяет проверку базы, где создаются первичные, складские и логистические документы.
Нетиповые и существенно измененные конфигурации требуют отдельной оценки. Обновление может затронуть измененные объекты, правила заполнения, обмены и расширения. В рамках договора сопровождения 1С обновление должно выполняться с учетом фактического состояния базы.
Поддерживаются ли ЭПД одинаково во всех конфигурациях?
Нет. Отличаются виды документов, документы-основания, доступные операции и сроки реализации отдельных возможностей. Проверять нужно конкретную редакцию, релиз и официальный мониторинг законодательства 1С.
Проверка готовности 1С к обязательным ЭПД
Проверку следует проводить по сквозному сценарию — от возникновения потребности в перевозке до подписания последнего титула и отражения операции в учете.
- Определить роли компании: грузоотправитель, грузополучатель, перевозчик, заказчик перевозки или экспедитор.
- Составить перечень реально используемых перевозочных и экспедиторских документов.
- Зафиксировать конфигурации, редакции, релизы, расширения, обработки и интеграции.
- Проверить поддержку необходимых ЭПД в установленном релизе.
- Убедиться, что подключен оператор ИС ЭПД и настроен обмен в 1С.
- Проверить электронные подписи и машиночитаемые доверенности сотрудников.
- Настроить права логистов, кладовщиков, бухгалтеров, водителей и других подписантов.
- Проверить реквизиты организаций, контрагентов, договоров, адресов, грузов и транспорта.
- Провести тестовую перевозку с ключевым контрагентом.
- Подготовить инструкцию и порядок действий при техническом сбое.
ФНС указывает, что сотруднику, подписывающему документ вместо руководителя или индивидуального предпринимателя, требуется электронная подпись физического лица и МЧД, подтверждающая полномочия. Поэтому технически исправная 1С не обеспечит подписание, если полномочия оформлены неправильно или сертификат недоступен.
Нужно ли проверять контрагентов?
Да. ЭПД является многосторонним процессом. Если партнер не готов принять или подписать свой титул, документ может остаться незавершенным даже при правильной настройке вашей базы.
Что можно проверить самостоятельно, а что поручить специалисту 1С
Пользователь может собрать сведения о перевозках, составить перечень контрагентов, определить участников процесса, проверить сроки сертификатов и назначить ответственных сотрудников. Также следует уточнить у ключевых партнеров, какого оператора они используют и готовы ли провести тестовый обмен.
Специалисту 1С следует поручить резервное копирование, анализ релиза и режима поддержки, оценку измененной конфигурации, обновление тестовой копии, устранение конфликтов доработок, настройку 1С-ЭДО и 1С-ЭПД, проверку прав, интеграций и документов-оснований. Если используются несколько баз, необходимо определить, где начинается операция, как передаются данные и в какой системе хранится юридически значимый документ.
San.City специализируется на разработке и автоматизации учетных решений, поэтому проверка может включать анализ обменов между 1С, складской системой, сайтом, транспортной системой или собственным приложением.
Может ли бухгалтер самостоятельно обновить рабочую базу?
В типовой небольшой базе — при наличии опыта, резервной копии и регламентированного порядка. В доработанной, распределенной или интегрированной системе безопаснее сначала обновить копию и проверить ее со специалистом.
Почему тестовый обмен обязателен
Проверка интерфейса 1С не заменяет полноценный опытный документооборот. Ошибка может проявиться после отправки оператору, при подписании другим участником, смене водителя, корректировке груза, частичной приемке или отклонении титула.
Фирма «1С» предусматривает демонстрационный режим 1С-ЭПД для тестирования процессов. Сервис позволяет формировать документы в утвержденных форматах, передавать их через оператора и подписывать титулы ответственными сотрудниками. Точные возможности зависят от вида документа и версии решения.
Для испытания лучше выбрать типичный рабочий сценарий: реальную номенклатуру, обычный маршрут, фактические роли и постоянного контрагента. Нужно проверить создание документа из учетного основания, заполнение реквизитов, отправку, получение, подписание всеми сторонами, изменение статуса и доступность завершенного документа в архиве.
Что считать успешным тестом?
Документ создан из правильного основания, прошел оператора, получен и подписан всеми участниками, имеет ожидаемый статус и корректно отображается в 1С.
Основные риски неподготовленной базы
Первый риск — задержка отгрузки или приемки, когда сотрудник не может создать или подписать обязательный документ. Незавершенный ЭПД также затрудняет подтверждение исполнения перевозки, согласование расхождений и проведение взаиморасчетов.
Технические причины обычно связаны с устаревшим релизом, несовместимой доработкой, неправильными правами, недействующей подписью, отсутствующей МЧД или ошибками в справочниках. Организационные — с неопределенными ролями, отсутствием администратора, неподготовленными водителями и контрагентами.
Отдельный риск возникает в распределенной системе. Продажа может оформляться в одной базе, складская операция — во второй, а бухгалтерский учет — в третьей. Если подразделения не определили источник данных и ответственного за каждый титул, автоматизация лишь быстрее передаст противоречивые сведения.
Обновление лучше проводить непосредственно перед 1 сентября?
Нет. Между обновлением и запуском нужно оставить время на проверку копии, исправление ошибок, тест с контрагентом и обучение пользователей.
Что сделать до 1 сентября 2026 года
Электронные перевозочные документы 1С нужно внедрять как единый процесс, объединяющий учетную систему, оператора ЭПД, подписи, полномочия и действия контрагентов. Начать следует с аудита схемы перевозок и состояния базы, затем обновить и настроить тестовую копию, провести опытный обмен и только после успешной проверки переносить изменения в рабочую систему.
Компаниям с доработанными конфигурациями, несколькими базами или интеграциями особенно важно не откладывать проверку: типовая поддержка сервиса еще не означает, что конкретная информационная система готова к обязательному документообороту.