Обязательные ЭПД с 1 сентября 2026 меняют привычный порядок оформления грузоперевозок. Для многих компаний транспортная накладная, заказы и заявки на автомобильную перевозку, ряд экспедиторских документов, а также документы при железнодорожных и воздушных грузоперевозках переходят в электронную форму. Это касается не только транспортных компаний: требования могут затронуть торговые, производственные, строительные и другие организации, которые отправляют или получают грузы.
Для бизнеса, работающего в 1С, подготовка к изменениям — это не просто подключение ещё одного электронного сервиса. Необходимо определить, какие документы возникают именно в вашей схеме перевозок, проверить конфигурацию и её версию, электронные подписи, полномочия сотрудников, обмен с контрагентами и готовность рабочих мест. Ошибка в одном из этих элементов может проявиться уже в момент реальной отгрузки или приёмки.
Почему обязательные ЭПД с 1 сентября 2026 требуют подготовки 1С
Федеральный закон от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ устанавливает переход ряда перевозочных и экспедиторских документов в электронный формат с 1 сентября 2026 года. ФНС России отдельно разъясняет, что новые требования распространяются на участников перевозочного процесса независимо от их основной сферы деятельности, если в рамках их операций возникает обязанность оформлять соответствующий перевозочный документ. (Кремль)
Актуальное разъяснение ФНС России о составе документов, подключении к ГИС ЭПД и подготовке электронной подписи можно посмотреть в материале «Обязательный электронный документооборот в сфере грузоперевозок вводится с 1 сентября 2026 года».
Практическая сложность состоит в том, что электронный перевозочный документ — это не скан бумажной накладной и не PDF-файл, который бухгалтер отправляет по электронной почте. Это структурированный документ, который создаётся, последовательно дополняется и подписывается участниками перевозки, а сведения передаются в ГИС ЭПД через оператора информационной системы электронных перевозочных документов.
Поэтому профессиональная поддержка 1С в данном случае нужна прежде всего для проверки всей цепочки. Недостаточно убедиться, что в интерфейсе программы появилась команда создания ЭПД. Необходимо проверить, от какого документа учёта формируется перевозочный документ, какие данные в него попадают, кто его подписывает, проходят ли электронная подпись и машиночитаемая доверенность, получает ли документ контрагент и корректно ли завершается перевозка.
Для компаний, использующих продукты 1С, San.City подготовила отдельное описание возможностей сервиса 1С-ЭПД и его подключения к ГИС ЭПД.
Достаточно ли просто обновить программу 1С?
Не всегда. Обновление необходимо для получения актуального функционала и форматов, но само по себе не определяет роли участников перевозки, не выдаёт сотрудникам необходимые полномочия и не гарантирует готовность контрагентов к обмену.
Нужно ли переходить на отдельную программу вместо 1С?
Не обязательно. Фирма «1С» развивает сервис 1С-ЭПД, который позволяет работать с электронными перевозочными документами из поддерживаемых решений на платформе 1С. Конкретный сценарий зависит от конфигурации, её версии и существующих доработок. (its.1c.ru)
Какие перевозочные документы становятся обязательными в электронном виде
С 1 сентября 2026 года обязательная электронная форма устанавливается не для одного документа, а сразу для нескольких групп перевозочных и экспедиторских документов. В зависимости от вида транспорта и отношений сторон в электронном виде должны оформляться:
- транспортная накладная при автомобильной перевозке груза;
- заказ или заявка на автомобильную перевозку в предусмотренных законодательством случаях;
- поручение экспедитору;
- экспедиторская расписка;
- складская расписка;
- транспортная железнодорожная накладная;
- грузовая накладная при воздушной перевозке.
Минтранс России подтверждает, что с 1 сентября 2026 года обязательный переход охватывает транспортные накладные и заказы-заявки при автомобильных перевозках, железнодорожные транспортные накладные, грузовые накладные при авиаперевозках и экспедиторские документы. (Минтранс России)
При этом не следует автоматически считать обязательными в электронном виде вообще все документы, связанные с автомобилем или доставкой. Например, перечень электронных перевозочных документов в законодательстве шире, однако обязательность конкретной формы и дата её применения определяются соответствующими нормами. Поэтому перед изменением учётного процесса важно установить, какие документы действительно возникают в деятельности конкретной организации.
Станет ли электронный путевой лист обязательным для всех с 1 сентября 2026 года?
Нет оснований формулировать такое общее правило. 1С-ЭПД поддерживает электронные путевые листы, но закон об обязательном переходе с 1 сентября 2026 года необходимо применять к конкретным видам документов и конкретной ситуации. Наличие технической возможности оформить ЭПЛ электронно само по себе не означает, что каждая компания обязана использовать его именно с этой даты.
Электронная транспортная накладная — это обычная бумажная форма в PDF?
Нет. Электронная транспортная накладная является структурированным электронным документом. В процессе перевозки разные участники формируют и подписывают предусмотренные для них сведения, а обмен осуществляется через инфраструктуру ИС ЭПД и ГИС ЭПД. (1С:ИТС)
Кого затронут требования и когда бумажные документы сохраняются
Одна из наиболее опасных ошибок — считать, что изменения относятся только к транспортным компаниям. Грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель и экспедитор выполняют разные действия с одним перевозочным процессом. Поэтому торговая компания, которая никогда не считала себя участником «транспортного электронного документооборота», может оказаться грузоотправителем или грузополучателем и должна быть готова обработать свою часть документа.
В то же время сам факт движения товара ещё не означает автоматической обязанности сформировать ЭТрН. Транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки груза. Поэтому необходимо сначала разобрать договорную и фактическую схему: кто заказывает перевозку, кто является перевозчиком, кто указан грузоотправителем и грузополучателем и возникает ли в данной операции транспортная накладная вообще. (Кремль)
Кроме того, законодательством предусмотрены ситуации, когда после 1 сентября 2026 года допускается бумажное оформление. Для автомобильных перевозок приказ Минтранса России № 262 предусматривает, в частности, отдельные случаи с иностранными участниками, перевозками для личных нужд физических лиц, отсутствием доступа к интернету или определёнными техническими сбоями, перевозками драгоценных металлов и камней, а также ситуацию, когда грузоотправитель и грузополучатель являются одним лицом. Приказ вступает в силу 1 сентября 2026 года. (ГАРАНТ.РУ)
Поэтому решение «мы всегда будем использовать бумагу» так же рискованно, как и решение «переведём в ЭПД вообще все перевозки». Сначала необходимо классифицировать реальные хозяйственные сценарии компании.
Если компания только получает товары, её тоже могут затронуть ЭПД?
Да. Если организация является грузополучателем в перевозке, оформляемой электронными перевозочными документами, ей необходимо обеспечить возможность получить документ и выполнить предусмотренные для грузополучателя действия.
Если компания перевозит товар своим автомобилем, ЭТрН нужна всегда?
Нет, такой вывод делать нельзя. Сначала необходимо установить, есть ли в конкретной операции договор перевозки и возникает ли обязанность оформить транспортную накладную. Отдельно следует проверить, не относится ли ситуация к установленным исключениям. Для спорных схем правильнее оценивать договоры и фактический процесс вместе с бухгалтером, юристом и специалистом по 1С.
Как самостоятельно проверить готовность компании к ЭПД
До технической настройки можно провести первичную проверку собственными силами. Её задача — понять масштаб изменений и подготовить исходные данные для дальнейшей настройки.
- Определите, в каких операциях компания выступает грузоотправителем, перевозчиком, грузополучателем или экспедитором.
- Проверьте договоры с транспортными компаниями и экспедиторами и определите, какие перевозочные документы оформляются сейчас.
- Зафиксируйте используемую конфигурацию 1С, редакцию и текущий релиз.
- Проверьте, используется ли 1С-ЭДО и какие организации подключены к электронному обмену.
- Определите сотрудников, которые создают, проверяют и подписывают документы, и проверьте срок действия их электронных подписей и МЧД.
- Уточните готовность основных перевозчиков, поставщиков и покупателей работать с ЭПД.
- Проведите хотя бы один полный испытательный сценарий до момента, когда электронный документ потребуется для реальной отгрузки.
Более подробный порядок подготовки опубликован в материале San.City «Подключение 1С-ЭПД: этапы, участники и необходимые настройки».
ФНС указывает, что прямой работы организации с ГИС ЭПД не предусмотрено: обмен выполняется через аккредитованных операторов ИС ЭПД. В рекомендациях ФНС по подготовке также указаны электронные подписи, МЧД для сотрудников, подключение оператора и предоставление доступа ответственным работникам. (Федеральная налоговая служба)
Можно ли провести эту проверку без программиста 1С?
Организационную часть — да. Руководитель, бухгалтер и логист могут определить виды перевозок, контрагентов, ответственных сотрудников и используемые документы. Но проверку технической поддержки ЭПД конкретным релизом, состояния библиотек, расширений и интеграций лучше поручить специалисту.
Нужно ли сразу менять рабочую базу?
Нет. Сначала следует зафиксировать текущее состояние системы и определить необходимые изменения. Для существенно доработанных баз обновления и изменения целесообразно сначала проверять на копии, чтобы не нарушить действующие учётные процессы.
Что необходимо проверить специалисту 1С
После организационной проверки требуется технический аудит. Его содержание зависит от конфигурации и архитектуры базы, поэтому универсальная инструкция с одинаковыми названиями команд для всех программ 1С была бы некорректной.
Специалисту необходимо:
- проверить релиз платформы и конфигурации, наличие актуальной поддержки 1С-ЭПД и совместимость установленных расширений;
- проверить 1С-ЭДО, учётные записи организаций и взаимодействие с оператором ИС ЭПД;
- сопоставить документы-основания в 1С с необходимыми перевозочными документами и проверить заполнение реквизитов;
- настроить пользователей, права, электронные подписи и машиночитаемые доверенности;
- проверить рабочие места сотрудников и при необходимости мобильный сценарий для участников перевозки;
- протестировать создание, подписание, отправку, получение и завершение документа с реальным или тестовым контрагентом;
- определить порядок действий при ошибке обмена, просроченной подписи, неверных полномочиях или недоступности сервиса.
Фирма «1С» на портале 1С:ИТС указывает поддержку 1С-ЭПД, в частности, для 1С:Бухгалтерии, 1С:Управления торговлей, 1С:Розницы 3.0, 1С:Комплексной автоматизации и 1С:ERP. Набор функций и документы-основания могут различаться. 1С:ЗУП в опубликованном перечне основных программ для работы с 1С-ЭПД не указана, поэтому её не следует рассматривать как универсальное рабочее место для оформления перевозочных документов. (Портал 1C:ИТС)
Для доработанных информационных баз аудит особенно важен. Изменения справочников, документов реализации, обменов, прав пользователей или механизмов электронной подписи способны повлиять на типовой процесс. Если ЭТрН уже используется, но не отправляется, полезно сначала определить фактическую причину по статусу документа и журналам обмена; San.City отдельно разобрала типовые причины ошибок отправки ЭТрН из 1С.
Одинаково ли настраиваются ЭПД в Бухгалтерии, УТ, Рознице и ERP?
Нет. Общая инфраструктура может быть похожей, но состав документов, рабочие места, доступные сценарии и исходные данные различаются. Кроме того, результат зависит от редакции и релиза программы.
Всегда ли требуется доработка типовой конфигурации?
Нет. Для поддерживаемых актуальных типовых решений основной механизм предусмотрен фирмой «1С». Доработка требуется только тогда, когда типового функционала недостаточно для реального процесса компании или существующие изменения базы мешают его использованию.
Какие проблемы возникают, если начать переход после 1 сентября
Главный риск позднего перехода — не сам факт отсутствия новой кнопки в программе, а остановка процесса между несколькими участниками. Электронный перевозочный документ зависит одновременно от данных учётной системы, оператора обмена, полномочий подписантов и действий контрагентов.
Если на этапе отгрузки выяснится, что сотрудник не может подписать свою часть документа, МЧД оформлена неправильно или программа формирует неполные сведения, решение проблемы придётся искать уже на фоне ожидающего автомобиля и готового к отгрузке товара. У грузополучателя похожая ситуация способна затянуть оформление приёмки и привести к расхождению между фактическим движением груза и состоянием документов в информационных системах.
Ошибки также увеличивают объём ручной работы. Сотрудники начинают повторно вводить реквизиты, связываться с перевозчиком и оператором, пересоздавать документы и отдельно выяснять, какое состояние является актуальным. При большом количестве перевозок единичная проблема быстро превращается в системную нагрузку на бухгалтерию, логистику и ИТ-службу.
Для учёта важна и согласованность первичных, товарных и перевозочных данных. Несовпадение организаций, адресов, номенклатуры или фактических условий перевозки усложняет внутренний контроль и разбор документов при проверках. Поэтому переход лучше рассматривать как настройку сквозного процесса, а не как формальное выполнение требования законодательства.
Что важнее проверить первым — программу или электронную подпись?
Оба направления критичны, но начинать разумно с описания процесса. После этого одновременно проверяются техническая готовность 1С и полномочия сотрудников. Рабочая программа без действующей подписи не позволит завершить документ, а действующая подпись не поможет, если необходимый сценарий не поддерживается или неправильно настроен.
Нужно ли тестировать обмен именно с контрагентами?
Желательно. Локальное создание документа подтверждает только часть процесса. Полноценная проверка должна показать, что документ проходит предусмотренные этапы обмена и может быть обработан другими участниками перевозки.
Что сделать до 1 сентября 2026 года
Обязательные ЭПД с 1 сентября 2026 следует воспринимать не как задачу только для бухгалтера или транспортного отдела, а как изменение сквозного процесса работы с грузом. До перехода нужно определить применимость требований к конкретным перевозкам, проверить актуальность 1С, электронный документооборот, оператора ИС ЭПД, подписи и МЧД, а затем провести испытательную перевозку.
ООО «Сан-Сити» может провести консультацию и аудит 1С: определить, какие требования относятся к вашей схеме работы, проверить конфигурацию и существующие доработки, оценить готовность электронного документооборота и сформировать перечень необходимых изменений. Такой аудит особенно полезен компаниям, у которых одновременно используются несколько юридических лиц, склады, торговые точки, разные перевозчики или существенно доработанная информационная база.
Отдельно следует проверить процессы приёмки продукции. Если организация работает с товарами, подлежащими обязательной маркировке, требования к ЭПД не заменяют работу с товарной маркировкой и соответствующими механизмами 1С. Актуальные этапы изменения маркировки можно сверить с календарём маркировки товаров в 1С на 2026 год.
Для дополнительного контроля фактического поступления оборудования, инвентаря и других пообъектно учитываемых единиц, которые идентифицируются QR- или штрихкодами, можно использовать мобильное приложение QR Учет имущества. Оно позволяет сканировать коды мобильным устройством и сверять фактические объекты с учётными данными. Такой контроль дополняет учёт в 1С, но не заменяет ГИС ЭПД, 1С-ЭПД или обязательные операции с системой маркировки товаров.
Проверьте применимость требований к вашей компании и готовность используемой 1С до перехода на обязательный электронный формат перевозочных документов.