QR учет имущества в государственных учреждениях

Что такое QR учет имущества в государственном учреждении

Бухгалтерская система отвечает прежде всего на учетные вопросы: какой объект принят к учету, какова его стоимость и как операция отражена в информационной базе.

При проведении фактической проверки возникают другие вопросы:

Где находится объект? Кто им пользуется? Есть ли он фактически? В каком он состоянии? Не был ли перемещен в другое помещение?

QR Учет имущества предназначен именно для этого уровня контроля.

Каждому объекту можно сопоставить уникальную цифровую карточку и QR-метку. После сканирования сотрудник сразу открывает нужный объект, а не ищет его вручную в длинной ведомости или по инвентарному номеру.

Таким образом:

1С и другая учетная система хранят учетные данные → QR-код идентифицирует физический объект → мобильное приложение фиксирует результат проверки непосредственно по месту нахождения имущества.

Для государственных и муниципальных организаций, использующих специализированные программы 1С, см. также раздел бюджетного учета на базе 1С.

Какие задачи решает QR учет имущества

Инвентаризация имущества

Одна из основных задач системы — проведение плановых и внеплановых инвентаризаций без необходимости постоянно работать с распечатанными перечнями объектов.

Инвентаризационная комиссия получает задание в мобильном приложении и последовательно сканирует маркировку.

Система позволяет видеть:

• сколько объектов должно быть проверено;
• сколько уже найдено;
• какие позиции еще не проверены;
• какие расхождения обнаружены;
• какие объекты находятся не там, где ожидалось.

Такой сценарий уже предусмотрен в действующем продукте QR Учет имущества. (san.city: 1С в Сочи)

Учет имущества по местонахождению

Для объекта можно хранить его фактическое место эксплуатации или хранения.

Структура может повторять реальную структуру учреждения:

учреждение → корпус → этаж → помещение → кабинет.

Также можно организовать учет по складам, подразделениям, рабочим местам и другим объектам размещения.

Если имущество перемещается, изменение можно зарегистрировать непосредственно при работе с объектом. В системе при этом сохраняется история перемещений.

Это особенно полезно для учреждений с несколькими корпусами, большим количеством кабинетов или территориально распределенными подразделениями.

Учет по ответственным лицам

Недостаточно знать, что компьютер, прибор или другой объект находится на балансе учреждения. Для оперативного управления важно понимать, где он находится и за кем закреплен.

QR Учет имущества позволяет регистрировать передачу, возврат и перемещение объектов между ответственными сотрудниками, а также сохранять состояние и фотографии имущества при выполнении операций.

Фотофиксация состояния имущества

При проверке сотрудник может сделать фотографию непосредственно с мобильного устройства.

Фотография сохраняется в карточке объекта и может использоваться для подтверждения состояния имущества при:

• инвентаризации;
• перемещении;
• передаче ответственному сотруднику;
• выявлении повреждений;
• возврате после ремонта;
• проверке комплектности.

Функция фотофиксации входит в возможности системы.

Ремонт и техническое обслуживание

QR-код может использоваться не только один раз в год во время инвентаризации.

Если у оборудования обнаружена неисправность, сотрудник может открыть карточку объекта по QR-коду и зарегистрировать проблему. В системе предусмотрена работа с заявками, исполнителями и историей обслуживания

В результате один QR-код становится постоянной точкой доступа к информации об объекте на протяжении его эксплуатации.

Как проходит инвентаризация имущества по QR-кодам

Практический сценарий состоит из нескольких этапов.

1. В систему загружается или формируется перечень имущества.
2. Объектам присваиваются QR-коды.
3. Этикетки печатаются и размещаются на объектах.
4. Формируется задание на инвентаризацию.
5. Член комиссии получает его в мобильном приложении.
6. QR-коды последовательно сканируются непосредственно в помещениях.
7. Система сопоставляет найденный объект с ведомостью.
8. Перемещения и другие расхождения фиксируются во время проверки.
9. После завершения инвентаризации результаты передаются в общую систему.

Именно такой принцип мобильной проверки реализован в продукте: система сопоставляет отсканированные объекты с заданием и показывает найденные, оставшиеся позиции и расхождения.

Для сканирования можно использовать камеру смартфона — обязательная покупка отдельного терминала сбора данных для базового сценария не требуется.

Какие объекты можно учитывать

Система не ограничивается только дорогостоящими основными средствами.

В зависимости от принятой в учреждении методики и задач контроля в реестр могут включаться:

• компьютеры, мониторы и оргтехника;
• мебель;
• медицинское и лабораторное оборудование;
• приборы и инструменты;
• хозяйственный инвентарь;
• техника;
• инженерное оборудование;
• оборудование кабинетов и рабочих мест;
• малоценное имущество, которое учреждению необходимо фактически контролировать.

Текущая версия продукта поддерживает учет основных средств, малоценного имущества, компьютеров, мебели, инструментов, инвентаря, оборудования и других физических объектов.

Цифровая карточка имущества

QR-код не должен быть просто заменой бумажного инвентарного номера.

После сканирования пользователь получает цифровую карточку конкретного объекта.

В ней в зависимости от настройки системы могут храниться:

• наименование;
• инвентарный номер;
• категория;
• характеристики;
• место хранения или эксплуатации;
• ответственное лицо;
• состояние;
• фотографии;
• документы;
• история перемещений;
• результаты предыдущих инвентаризаций;
• сведения о ремонте и обслуживании.

Такой состав карточки предусмотрен существующей системой QR Учет имущества.

За счет этого карточка становится связующим звеном между учетными сведениями и фактическим состоянием объекта.

Учет имущества по кабинетам и ответственным лицам

Для большого государственного учреждения особенно важен не только общий перечень имущества, но и аналитика по месту нахождения.

Например, систему можно построить следующим образом:

Корпус № 1
→ 2 этаж
→ кабинет 214
→ перечень имущества кабинета.

Другой разрез — ответственное лицо:

Сотрудник
→ закрепленное имущество
→ текущее местонахождение
→ состояние объектов.

Это дает возможность проводить проверку не только всего учреждения, но и конкретного здания, помещения, подразделения или группы объектов.

Если оборудование оказалось в другом кабинете, расхождение можно зарегистрировать непосредственно при сканировании.

QR учет имущества и 1С

Для государственного учреждения особенно важно разделять регламентированный учет и фактический контроль имущества.

Программный продукт QR Учет имущества может работать совместно с системами на платформе «1С:Предприятие». Состав конкретного обмена определяется используемой конфигурацией и процессами организации.

Что остается в учетной системе

Бухгалтерская информационная система продолжает выполнять свои основные функции и остается источником регламентированных учетных данных.

Для государственных и муниципальных учреждений таким решением может быть специализированная «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8». Подробнее о соответствующих продуктах — в разделе 1С для бюджетного учета. На san.city эта конфигурация выделена как специализированное решение для государственного сектора.

Что выполняется в QR Учет имущества

Мобильный контур используется там, где бухгалтерская программа сама по себе не может подтвердить физическое состояние объекта:

• непосредственно в кабинете;
• на складе;
• в лаборатории;
• в медицинском помещении;
• в другом корпусе;
• при передаче имущества сотруднику.

Мобильное приложение позволяет сканировать QR-коды, штрихкоды и Data Matrix, просматривать карточки, проводить инвентаризацию, регистрировать перемещения, прикладывать фотографии и выполнять задания.

При интеграции могут передаваться каталог имущества, инвентарные номера, места хранения, ответственные лица, ведомости, результаты проверок и сведения о перемещениях.

Для каких государственных и муниципальных учреждений подходит решение

QR учет целесообразен там, где существует значительное количество физических объектов и их фактическое состояние невозможно эффективно контролировать только по бухгалтерскому реестру.

Например:

Образовательные учреждения

Можно контролировать компьютеры, проекторы, лабораторное оборудование, мебель, технику и имущество учебных кабинетов.

Медицинские учреждения

В систему могут включаться оборудование кабинетов, диагностическая и вспомогательная техника, мебель, компьютеры, хозяйственное имущество и другие контролируемые объекты.

Применение системы для оборудования образовательных и медицинских организаций прямо предусмотрено в текущем описании продукта.

Органы власти и административные учреждения

QR-учет может использоваться для контроля оргтехники, рабочих мест, мебели, оборудования переговорных, серверных и хозяйственных помещений.

Учреждения культуры и социальной сферы

Система подходит для объектов, которые распределены по помещениям, регулярно передаются между сотрудниками или должны периодически проверяться.

Определяющим фактором является не тип учреждения, а необходимость связать учетную запись с конкретным физическим объектом.

Что потребуется для внедрения

Внедрение следует начинать не с массовой печати QR-кодов, а с модели учета.

Необходимо определить:

• какие категории имущества будут контролироваться;
• какие данные должны находиться в карточке;
• структуру помещений и мест хранения;
• порядок закрепления ответственных лиц;
• правила присвоения и печати QR-кодов;
• действия сотрудников при обнаружении расхождения;
• состав обмена с 1С или другой учетной системой;
• права разных категорий пользователей.

На текущей странице продукта San.City рекомендует начинать внедрение с обследования, подготовки структуры данных, загрузки информации, настройки интеграции, маркировки и обучения, а до массового запуска проводить пилот на ограниченной группе имущества.

Такой подход особенно важен в государственном учреждении, где программная система должна встраиваться в существующий порядок учета, а не создавать параллельный несогласованный реестр.