1С:Распознавание первичных документов

Что такое 1С:Распознавание первичных документов

1С:Распознавание первичных документов, или 1С:РПД, — сервис фирмы «1С», который помогает переносить информацию из входящих документов в учетную систему без повторного ручного набора.

Он уже встроен в поддерживаемые программы 1С. Устанавливать отдельную программу распознавания не требуется.

Работает это просто.

Вы загружаете документ в 1С. Сервис определяет его тип, распознает реквизиты и табличную часть, находит соответствующих контрагентов и товары в вашей базе. После этого бухгалтер проверяет результат и создает учетный документ.

То есть вместо ручного ввода всей накладной сотрудник занимается в основном проверкой.

Какие документы можно распознавать

Сервис предназначен для основной первичной документации: счетов, актов, ТОРГ-12, счетов-фактур, УПД и УКД.

В 1С:Бухгалтерии также поддерживается работа с кассовыми чеками.

Документ необязательно сканировать. Можно загрузить PDF, фотографию, файл Excel, Word или другой поддерживаемый формат. Если поставщик прислал документы архивом, 1С:РПД умеет работать и с ZIP, RAR и 7Z.

Поэтому обычный PDF от поставщика можно сразу отправить на распознавание, не распечатывая его и не сканируя повторно.

Не просто распознает текст, а готовит документ для 1С

Обычная OCR-система умеет прочитать текст с фотографии или скана.

Для бухгалтерии этого недостаточно.

Необходимо понять, где в документе находится номер, дата, ИНН, поставщик, наименование товара, количество, цена, ставка НДС и сумма. Затем все это нужно связать с вашей информационной базой.

Именно этим отличается 1С:РПД.

Сервис не просто превращает изображение в текст. Он пытается понять структуру первичного документа и подготовить данные для дальнейшей работы в 1С.

Контрагенты и товары сопоставляются с вашей базой

После распознавания поставщика сервис ищет соответствующего контрагента в информационной базе.

Если организация уже есть в справочнике, используется существующая карточка. Если контрагента нет, 1С может предложить создать его на основании распознанных сведений.

Аналогично работает номенклатура.

Это особенно важно для накладных, потому что название одного и того же товара у поставщика и в вашей 1С часто отличается.

Например, поставщик пишет одно сокращенное название, а в вашей базе товар называется иначе.

Пользователь один раз указывает соответствие, а сервис запоминает его. При следующем документе от этого поставщика часть позиций может быть сопоставлена автоматически.

Чем чаще компания работает с одними и теми же поставщиками, тем меньше ручных действий требуется бухгалтеру.

Большие накладные больше не нужно переносить построчно

Наибольший эффект от распознавания заметен на документах с большой табличной частью.

Счет на три позиции можно сравнительно быстро ввести вручную. Но накладная на 20 страниц и несколько сотен товаров превращается в часы механической работы.

Такой файл можно загрузить в 1С целиком.

Сервис распознает страницы, определит позиции и подготовит данные для создания документа. Бухгалтер проверяет результат вместо того, чтобы заново набирать каждую строку.

Это сокращает не только время, но и количество ошибок, которые появляются при ручном вводе артикулов, количества, цен и сумм.

Можно обрабатывать сразу несколько документов

1С:РПД подходит не только для единичной загрузки.

Если в бухгалтерию пришла пачка документов, их можно отсканировать или загрузить вместе. Сервис разделит документы и подготовит их к обработке.

Он также умеет работать со связанными документами. Например, накладная и счет-фактура могут быть распознаны как один комплект.

Если учетный документ уже существует в базе, а бумажный оригинал поступил позже, сервис может найти соответствующий документ и прикрепить к нему скан.

Так 1С:РПД помогает не только вводить первичку, но и формировать электронный архив непосредственно в 1С.

Кассовые чеки тоже можно загружать в 1С

В 1С:Бухгалтерии предусмотрена отдельная работа с кассовыми чеками.

Вместо ручного ввода сотрудник может считать QR-код чека. Сведения проверяются по данным ФНС и затем используются при заполнении учетных документов.

Например, это удобно для расходов подотчетных лиц, заправок автомобиля, командировочных расходов и покупок за наличные.

Особенно полезна эта функция компаниям, где сотрудники регулярно приносят в бухгалтерию большое количество чеков.

Отправляйте документы в бухгалтерию со смартфона

Для удаленных сотрудников есть бесплатное приложение 1С:Сканер документов для Android и iOS.

Сотрудник фотографирует первичный документ на смартфон и передает его на обработку.

Например, водитель может сфотографировать документы сразу после получения товара, менеджер — отправить документ из другого офиса, а подотчетный сотрудник — передать чек после покупки.

Бухгалтерия получает информацию значительно раньше, чем бумажный оригинал физически попадет в офис.

Вместо длинного маршрута «получить документ — привезти в бухгалтерию — отсканировать — ввести в 1С» получается гораздо более короткий: сфотографировать — отправить — проверить в 1С.

Сервис помогает бухгалтеру, но не заменяет его

Распознавание не означает, что документы можно проводить без проверки.

Качество результата зависит от исходного файла. Хороший PDF обычно распознается лучше фотографии смятого или плохо освещенного документа.

Если сервис не уверен в каком-либо значении, он обращает на него внимание пользователя.

Бухгалтер проверяет полученные данные перед созданием документа.

Это правильная модель работы: 1С:РПД убирает большую часть механического ввода, но решение о правильности документа остается за ответственным сотрудником.

1С:РПД и 1С-ЭДО — это разные сервисы

1С:Распознавание первичных документов не заменяет электронный документооборот.

Если поставщик присылает юридически значимый структурированный документ через 1С-ЭДО, распознавать его не требуется — данные уже передаются в электронном виде.

1С:РПД нужен в другой ситуации: когда документ пришел на бумаге, в PDF, Excel, фотографии или другом обычном файле.

На практике оба сервиса хорошо дополняют друг друга.

Часть поставщиков может работать через ЭДО, а документы от остальных автоматически вводятся через распознавание.

В результате бухгалтерии приходится вручную набирать значительно меньше первички.

Для каких компаний сервис особенно полезен

В первую очередь 1С:РПД имеет смысл там, где бухгалтерия регулярно обрабатывает большой поток входящих документов.

Например, в торговле это накладные и УПД на большое количество товаров. В производстве и строительстве — документы на материалы, оборудование и услуги. В бухгалтерском аутсорсинге — первичка сразу по нескольким организациям.

Особенно заметен результат, если одни и те же поставщики регулярно присылают большие документы: система запоминает соответствия номенклатуры, и повторная обработка становится проще.

В каких программах работает сервис

1С:Распознавание первичных документов поддерживается в основных современных решениях 1С, среди которых 1С:Бухгалтерия, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Управление торговлей, 1С:Управление нашей фирмой и 1С:Розница.

Сервис также доступен в ряде отраслевых решений.

Для 1С:Бухгалтерии государственного учреждения используется специальное расширение.

Если у вас нестандартная или существенно доработанная конфигурация, перед подключением лучше проверить совместимость.

Для работы сервиса необходимы официальная поддержка программы 1С и доступ в Интернет.

Можно попробовать бесплатно

Покупать большой пакет сразу не обязательно.

Для пользователей официальных локальных версий 1С доступно 250 страниц распознавания бесплатно на 12 месяцев.

Этого достаточно, чтобы проверить сервис на реальных документах вашей компании: обычных PDF, фотографиях, больших УПД и накладных со сложной номенклатурой.

Именно с тестирования мы рекомендуем начинать внедрение.

Так можно понять, насколько хорошо распознаются ваши документы и сколько страниц в действительности потребуется компании.

CTA: Подключить бесплатные 250 страниц

1С:РПД уже может входить в ваш 1С:Фреш

Пользователям 1С:Фреш определенный объем распознавания предоставляется в рамках тарифа.

В тарифах ПРОФ, КОРП, СПЕЦ и ERP включено 250 страниц в год, а в тарифах Базовый и Розница — 30 страниц в год.

Если этого недостаточно, можно приобрести дополнительный пакет.

Поэтому перед покупкой стоит сначала проверить, какой объем уже доступен вашей организации.

Сколько стоит распознавание документов

Стоимость зависит от количества страниц, а не от количества документов.

Минимальный платный пакет — 100 страниц на 12 месяцев за 600 рублей. Для компаний с большим документооборотом предусмотрены пакеты на тысячи и сотни тысяч страниц.

Чем больше приобретаемый объем, тем ниже стоимость обработки одной страницы.

Например, небольшой компании может быть достаточно нескольких сотен страниц в год, а централизованной бухгалтерии или крупной торговой организации потребуется несколько тысяч.

Перед выбором тарифа лучше посмотреть реальное количество первички за один-два месяца и оценить среднее число страниц в каждом документе.

San.City поможет рассчитать необходимый объем и подобрать тариф без лишнего запаса.

CTA: Рассчитать стоимость

Как мы подключаем 1С:Распознавание первичных документов

Сначала проверяем конфигурацию и версию вашей программы. Если сервис поддерживается, подключаем бесплатный тестовый объем и загружаем несколько реальных документов.

Важно использовать не идеальные демонстрационные примеры, а вашу настоящую первичку: документы основных поставщиков, большие накладные и файлы со сложной номенклатурой.

После этого проверяем качество распознавания и сопоставление справочников.

Если документы поступают от удаленных сотрудников, подключаем 1С:Сканер документов и настраиваем передачу фотографий непосредственно в бухгалтерию.

После тестового периода становится понятно, какой объем страниц нужен компании и как лучше организовать постоянную работу.

Что получает компания

Главный результат — бухгалтер перестает повторно набирать в 1С информацию, которая уже есть в документе.

Документы быстрее появляются в учете. Большие накладные обрабатываются проще. Уменьшается количество механических ошибок. Удаленные сотрудники могут передавать первичку со смартфона, а сканы можно хранить вместе с соответствующими документами 1С.

При этом существующий учетный процесс не приходится полностью перестраивать — сервис работает внутри знакомой программы.

Частые вопросы о 1С:Распознавании первичных документов

Какие документы можно распознавать?

Сервис работает со счетами, ТОРГ-12, актами, счетами-фактурами, УПД и УКД. В 1С:Бухгалтерии также поддерживается работа с кассовыми чеками.

Можно загрузить обычный PDF от поставщика?

Да. Его не нужно печатать и сканировать. Можно загрузить сам PDF.

Можно использовать фотографии?

Да. Документ можно сфотографировать или передать через мобильное приложение 1С:Сканер документов.

Распознаются ли многостраничные накладные?

Да. Это один из наиболее полезных сценариев работы сервиса.

Что происходит с номенклатурой?

1С:РПД сопоставляет позиции поставщика с номенклатурой вашей базы. Установленные пользователем соответствия запоминаются и могут использоваться в дальнейшем.

Можно загрузить сразу несколько документов?

Да. Поддерживается групповая обработка документов и многостраничных файлов.

Может ли сервис сам провести документ?

Окончательное решение принимает пользователь. Сервис распознает и подготавливает данные, после чего бухгалтер проверяет результат.

Заменяет ли 1С:РПД электронный документооборот?

Нет. Для юридически значимого электронного обмена используется 1С-ЭДО. 1С:РПД нужен прежде всего для бумаги, PDF, фотографий и других неструктурированных документов.

Нужна ли отдельная программа?

Нет. В поддерживаемых конфигурациях сервис встроен непосредственно в 1С.

Можно попробовать бесплатно?

Да. Для официальных локальных программ 1С предусмотрено 250 страниц бесплатно на 12 месяцев.