Списание маркированного товара в 1С затрагивает два связанных, но разных процесса: отражение выбытия товара в учете и передачу сведений о коде маркировки в государственную систему мониторинга — ГИС МТ «Честный знак». Какой документ и какую причину выбрать, зависит от ситуации, товарной группы и конфигурации 1С.
Провести складское списание недостаточно, если по правилам для этой операции нужно передать сведения в ГИС МТ. В то же время не всякое списание остатков означает вывод товара из оборота: например, код может списываться отдельно в предусмотренных системой случаях. Общие правила маркировки установлены постановлением Правительства РФ № 515.
Списание в учете и вывод из оборота — в чем разница
Списание в учете уменьшает количество товара в складском или бухгалтерском учете организации. Его оформляют документами, предусмотренными конфигурацией 1С и учетной политикой.
Вывод из оборота — передача в ГИС МТ сведений о прекращении оборота конкретного маркированного товара. К таким случаям могут относиться продажа физическому лицу, использование для собственных нужд, порча, уничтожение, утилизация или утрата. Точный перечень операций и порядок передачи данных устанавливаются правилами конкретной товарной группы.
Поэтому одной операцией нельзя автоматически заменить другую. После оформления документов нужно проверить, что товар корректно отражен в учете, а сведения о кодах переданы в систему, когда это требуется.
Какие бывают причины выбытия
В 1С причины и операции зависят от товарной группы. В списке могут встречаться, например:
- порча или утрата;
- уничтожение или утилизация;
- использование для собственных нужд;
- использование для производственных целей;
- безвозмездная передача;
- продажа или иной вывод из оборота, предусмотренный правилами товарной группы.
Не следует выбирать причину только по сходству названия. Основание в документе должно соответствовать фактической операции и варианту, доступному для конкретной группы товаров. Набор операций может меняться вместе с правилами маркировки и обновлениями 1С.
Например, актуальные материалы 1С перечисляют для документа «Вывод из оборота ИС МП» разные причины, а для документа «Списание кодов маркировки ИС МП» — отдельные причины списания. Состав этих вариантов различается по товарным группам и конфигурациям.
Какой документ выбрать в 1С
В конфигурациях 1С могут использоваться документы:
- «Вывод из оборота ИС МП» — для передачи сведений о соответствующем выводе товара;
- «Списание кодов маркировки ИС МП» — для списания кодов в предусмотренных системой случаях;
- документы складского или бухгалтерского учета — для отражения уменьшения запасов.
Названия и расположение команд зависят от конфигурации, версии программы и включенного функционала маркировки. Например, в 1С:Бухгалтерии 8 поддерживаются оба документа, а также отдельный документ «Возврат в оборот ИС МП». Документ «Вывод из оборота ИС МП» применяется не только для списания: через него могут отражаться разные операции, включая отдельные виды продаж.
Поэтому утверждение, что один документ универсально заменяет все прежние формы и используется для любого выбытия, некорректно. Перед оформлением проверьте инструкцию именно для своей конфигурации и товарной группы.
Порядок оформления списания
- Определите причину выбытия. Зафиксируйте, что произошло с товаром: порча, утрата, использование для собственных или производственных нужд, уничтожение либо другая операция.
- Оформите первичный документ. Состав документа — например, акт о списании или внутренний акт — зависит от учетной политики и характера операции.
- Отразите выбытие в учете. Создайте документ списания запасов или другой подходящий документ в своей конфигурации 1С.
- Оформите операцию с маркировкой, если она требуется. Выберите соответствующий документ ИС МП и причину, предусмотренную для товара.
- Укажите коды маркировки. Отсканируйте коды или подберите их из доступных остатков. Проверьте, что выбран именно товар, фактически выбывший из оборота.
- Передайте сведения в ГИС МТ. Выполнение документа в 1С само по себе не всегда означает, что данные уже приняты системой. В зависимости от конфигурации передачу нужно запустить отдельно либо дождаться регламентного обмена.
- Проверьте результат. Убедитесь, что в 1С нет ошибки обмена, а в ГИС МТ получено подтверждение обработки сведений.
Конкретный порядок и срок передачи данных следует сверять с правилами своей товарной группы. Не стоит считать, что после проведения документа код автоматически и мгновенно получает нужный статус.
Если товар используют в производстве
При переработке маркированного сырья его код может потребоваться вывести из оборота с причиной «Для производственных целей». Готовая продукция при этом проходит собственный процесс маркировки и ввода в оборот, если это предусмотрено правилами товарной группы.
В 1С порядок зависит от схемы производства и роли организации. Например, при контрактном производстве могут оформляться документы передачи сырья, вывода его кодов и маркировки готовой продукции. В инструкции 1С по контрактному производству приведен пример такого сценария. Его нельзя без проверки переносить на все виды производства и товарные группы.
Можно ли вернуть товар в оборот после вывода
Единого правила «после вывода код всегда нельзя использовать» нет. Для отдельных ситуаций в системе предусмотрены операции возврата товара в оборот. Например, код может возвращаться после розничной продажи или дистанционной продажи, если товар фактически вернули и соблюдены требования соответствующей товарной группы.
Для этого в 1С предусмотрен документ «Возврат в оборот ИС МП». Сценарии и условия его применения описаны в материалах 1С по возврату маркированных товаров.
Если код вывели ошибочно, не следует повторно маркировать товар или оформлять произвольный возврат. Сначала проверьте статус кода и историю операций в ГИС МТ, затем действуйте по процедуре, доступной для конкретной товарной группы. Возможность возврата зависит от причины первоначального вывода и обстоятельств операции.
Как отразить использование для собственных нужд
Если маркированный товар используют внутри организации и он больше не будет продаваться, проверьте, требуется ли для этой товарной группы передать сведения о выводе из оборота. При наличии такой операции оформите документ ИС МП с соответствующей причиной, а выбытие в учете отразите отдельным документом.
Причина может называться «Для собственных нужд предприятия» или иначе — в зависимости от товарной группы и версии 1С. Например, правила для отдельных видов продукции предусматривают свои варианты использования и порядок передачи сведений. Не ориентируйтесь на пример с другой группой товаров.
Типичные ошибки
Ограничиваются складским списанием. В учете остаток уменьшен, но обязательные сведения о маркировке не переданы.
Полагают, что проведение документа гарантирует прием данных. Обмен может завершиться ошибкой или требовать отдельной отправки. Проверяйте статус сообщения и результат обработки.
Выбирают неподходящую причину. Из-за расхождения с правилами товарной группы система может отклонить документ.
Работают с кодом, который уже обработан. Повторная отправка операции по тому же коду может вызвать отказ или потребовать корректировки первоначальных сведений.
Используют устаревшую инструкцию. Названия документов и доступные операции меняются с обновлениями конфигураций и правил маркировки.
Если код не считывается, проверьте настройки сканера и попробуйте подобрать код из списка в 1С. Ручной подбор допустим только при возможности точно идентифицировать товар и его код. При отказе ГИС МТ изучите текст ошибки и статус кода в системе до повторной отправки.
Настройка обмена с «Честным знаком»
Для передачи сведений из 1С должны быть настроены интеграция с ИС МП, учет маркируемых товаров и средства электронной подписи, если они нужны для выбранного способа обмена. После настройки проверьте доступность обмена и выполните тестовую передачу в соответствии с инструкцией к конфигурации.
Если требуется настроить маркировку и документооборот в 1С, воспользуйтесь услугой настройки маркировки в 1С.