Какие задачи должна решать автоматизация ресторана

Экономика предприятия общественного питания строится вокруг трех взаимосвязанных задач:

Удовлетворение потребностей гостя.
Быстро принять заказ, передать его на кухню, контролировать приготовление, правильно рассчитать гостя, организовать доставку, скидки и программы лояльности.

Контроль ресурсов и затрат.
Учитывать продукты и полуфабрикаты, контролировать рецептуры, выпуск блюд, списания, инвентаризации, закупки, себестоимость и затраты на персонал.

Управление доходами и прибылью.
Понимать не только выручку, но и причины изменения финансового результата: количество гостей, средний чек, цены, структура продаж, себестоимость продуктов, производительность персонала, постоянные расходы, загрузка мощностей и другие факторы.

Для этих задач используются разные классы программ. Одна система редко одинаково хорошо решает фронт-офисные, бухгалтерские и управленческие задачи, поэтому архитектура автоматизации зависит от размера и формата предприятия.

Решения 1С для ресторанов и предприятий общественного питания

В актуальную отраслевую линейку 1С входят решения для ресторанов с официантами, предприятий быстрого обслуживания, производственного и складского учета, сетевого управления и крупных предприятий на базе 1С:ERP.

1С:Предприятие 8. Ресторан. Фронт-офис

1С:Ресторан предназначен прежде всего для автоматизации обслуживания гостей в ресторанах, кафе, барах и других заведениях, работающих по классической схеме с официантами. Решение может применяться как в отдельных ресторанах, так и в сетях.

Система позволяет организовать работу основных сотрудников зала и связать продажи с другими учетными системами предприятия.

В зависимости от конфигурации проекта могут автоматизироваться:

• прием и оформление заказов;
• работа официантов и кассиров;
• обслуживание столов;
• передача заказов на приготовление;
• расчеты с гостями;
• скидки и программы лояльности;
• доставка;
• взаимодействие с торговым и кассовым оборудованием.

Подходит: ресторанам с официантами, кафе, барам, ресторанам при гостиницах и сетевым предприятиям.

1С:Предприятие 8. Фастфуд. Фронт-офис

1С:Фастфуд предназначен для предприятий, работающих преимущественно без классического обслуживания официантами. Среди возможных форматов 1С указывает рестораны быстрого питания, фудкорты, столовые, буфеты, пекарни, кондитерские, фри-фло, точки уличного питания и другие предприятия быстрого обслуживания.

Система ориентирована на интенсивную работу кассового узла и быстрое формирование заказов.

Подходит: фастфуду, пекарням, кофейням с обслуживанием у кассы, столовым, фудкортам и другим форматам с большим количеством относительно коротких операций продажи.

1С:Предприятие 8. Общепит

1С:Общепит — отраслевое решение для оперативного, бухгалтерского и налогового учета предприятий общественного питания. Оно разработано на базе «1С:Бухгалтерии» и объединяет отраслевой учет производства с регламентированным учетом.

Система используется для автоматизации бэк-офиса ресторана:

• рецептуры и калькуляционные карты;
• выпуск блюд и полуфабрикатов;
• расчет себестоимости;
• складской учет;
• поступление и списание продуктов;
• инвентаризации;
• бухгалтерский и налоговый учет;
• отраслевые и аналитические отчеты.

1С заявляет возможность интеграции «1С:Общепит» не только с «1С:Ресторан» и «1С:Фастфуд», но и с рядом сторонних кассовых систем.

Подходит: ресторанам, кафе, барам, столовым и небольшим ресторанным сетям, которым необходимо объединить производственный и регламентированный учет.

1С:Предприятие 8. Общепит КОРП

1С:Общепит КОРП предназначен для средних и крупных предприятий общественного питания и построен на базе «1С:Бухгалтерии КОРП». Решение поддерживает отраслевой, бухгалтерский и налоговый учет, склад, выпуск продукции и работу нескольких организаций.

Эта редакция целесообразна, когда структура бизнеса становится сложнее: несколько юридических лиц, обособленные подразделения, сеть заведений или более сложная организация учета.

Подходит: ресторанным группам, сетям и предприятиям с несколькими юридическими лицами и подразделениями.

1С:УНФ 8. Управление предприятием общепита

1С:УНФ 8. Управление предприятием общепита объединяет отраслевой функционал ресторана с возможностями «1С:Управление нашей фирмой».

Продукт ориентирован не только на учет, но и на управление операционной деятельностью: продажи, закупки, склад, производство, финансы, зарплату, CRM и другие бизнес-процессы. 1С отдельно указывает возможность применения решения в ресторанных холдингах, кейтеринге, гостиничном питании и производственных цехах.

Подходит: предприятиям, которым недостаточно бухгалтерского контура и требуется более широкий оперативный управленческий учет внутри одной системы.

1С:Общепит. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА

Для крупных предприятий, уже использующих 1С:ERP, 1С:Комплексную автоматизацию или соответствующую корпоративную архитектуру, отраслевые функции общественного питания можно добавить в существующий контур.

1С:Общепит. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА предназначен для управления пищевым производством на крупных предприятиях общественного питания, в ресторанных холдингах, кейтеринговых компаниях, производственных цехах и службах корпоративного питания.

В отраслевой части предусмотрены:

• рецептуры;
• меню;
• ингредиенты и полуфабрикаты;
• планирование производства;
• выпуск блюд;
• расчет себестоимости;
• складской учет;
• инвентаризации;
• интеграция с кассовыми системами.

Подходит: крупным ресторанным сетям, фабрикам-кухням, операторам питания и предприятиям, где 1С:ERP уже является основной корпоративной системой.

Финоко для ресторанов — управленческий учет и бюджетирование

Операционная система отвечает на вопрос: что произошло?

Управленческий учет должен отвечать на следующие вопросы:

Какой финансовый результат получил ресторан? Почему он получился именно таким? Что ожидается дальше?

Для этой задачи San.City развивает Финоко для ресторанов.

Финоко — система автоматизации управленческого учета, бюджетирования, управленческой отчетности и анализа ключевых показателей. На сайте San.City Финоко представлено как решение на базе модуля для 1С и веб-сервиса для планирования, бюджетирования, отчетности и панелей ключевых показателей.

В ресторанном бизнесе Финоко может объединять данные из POS-систем, 1С и других источников и использовать их для построения единой финансовой модели.

Что можно автоматизировать в Финоко

Управленческую отчетность

Формирование БДР, БДДС, управленческого баланса и специализированных отчетов ресторанного бизнеса.

Консолидацию ресторанной сети

Единые правила учета для нескольких ресторанов, юридических лиц, концепций и центров финансовой ответственности.

Бюджетирование

Планы продаж, расходы на продукты, персонал, аренду, маркетинг, коммунальные и другие затраты.

План-фактный анализ

Сравнение фактических результатов с бюджетом и выявление существенных отклонений.

Прогнозирование продаж

Планирование продаж с использованием факторов ресторанного бизнеса и последующим пересчетом связанных статей бюджета.

Планирование персонала и фонда оплаты труда

Расчет потребности в персонале и затрат на него с учетом предполагаемого объема деятельности ресторана.

Панели показателей

Руководитель может контролировать основные финансовые и операционные показатели ресторанов без необходимости собирать данные вручную из нескольких таблиц и учетных систем.

Финоко не заменяет POS и складскую программу

Финоко не должен выполнять роль еще одной кассовой, складской или бухгалтерской системы.

Первичные операции рациональнее регистрировать там, где они возникают:

POS → продажи и чеки
1С → товары, документы, бухгалтерские данные
банк → движение денежных средств
кадровая система → персонал и заработная плата

Финоко получает необходимые данные, приводит их к модели управленческого учета и превращает в бюджеты, отчеты и показатели для руководителя.

Так устраняется одна из типичных проблем ресторанных сетей — попытка вручную собрать управленческую отчетность из нескольких информационных систем в Excel.

РестоФактор — управление экономикой ресторана через факторы

Даже правильно сформированный отчет показывает прежде всего результат.

Например:

прибыль ресторана снизилась на 15%.

Сам по себе этот показатель еще не говорит руководителю, что делать.

Причиной могут быть:

• снижение количества гостей;
• изменение среднего чека;
• изменение структуры продаж;
• рост закупочных цен;
• изменение расхода продуктов;
• увеличение затрат на персонал;
• скидки;
• падение производительности;
• рост постоянных расходов;
• недостаточная загрузка существующих активов.

Для перехода от показателя к управленческому решению используется РестоФактор.

РестоФактор — разработанная для ресторанного бизнеса система финансового управления через факторы продаж, ресурсов, затрат, прибыли, денежных средств и развития бизнеса.

Ее базовая логика:

результат → показатель → фактор → причина → решение

Как работает РестоФактор

Сначала определяется результат, который требует внимания.

Например:

прибыль снизилась.

Затем результат раскладывается на факторы:

прибыль → продажи → гости × средний чек

или:

прибыль → валовая прибыль → выручка − себестоимость

После этого анализ продолжается до уровня управляемых причин.

Например:

себестоимость выросла → вырос расход продуктов → изменился фактический расход по определенной группе блюд.

На этом уровне можно сформулировать конкретное управленческое действие и определить показатель, по которому будет контролироваться результат.

РестоФактор нужен не для хранения еще одного набора отчетов, а для организации процесса управления экономикой ресторана.

Финоко и РестоФактор: в чем разница

Эти решения выполняют разные функции и могут использоваться совместно.

Можно представить систему следующим образом:

1С и POS фиксируют события → Финоко превращает данные в управленческие показатели → РестоФактор помогает понять причины и определить решения.

Контроль потерь и злоупотреблений в ресторане

Контроль персонала остается важной частью автоматизации общепита, однако сводить весь проект к «борьбе с воровством» неправильно.

Эффективнее создавать систему, в которой отклонения становятся заметными по данным.

Для этого могут использоваться:

• регулярные и выборочные инвентаризации;
• сопоставление продаж и списания продуктов;
• анализ фактического и нормативного расхода;
• контроль отмен, возвратов и скидок;
• анализ бесплатных позиций;
• контроль изменения документов;
• разграничение прав пользователей;
• сопоставление фактической себестоимости с нормативной;
• анализ отклонений по отдельным ресторанам, сменам, подразделениям или группам продукции.

Задача автоматизации заключается не в обещании полностью исключить нарушения, а в создании прозрачной системы учета и контрольных процедур, в которой существенные отклонения можно своевременно обнаруживать и исследовать.

Какую программу выбрать для ресторана

Для разных форматов предприятия архитектура будет различаться.

Ресторан с обслуживанием официантами

Один из возможных вариантов:

1С:Ресторан → 1С:Общепит → Финоко → РестоФактор

Фронт-офис регистрирует продажи, «1С:Общепит» ведет продукты, производство и учет, Финоко формирует управленческую отчетность, а РестоФактор используется для анализа причин результата.

Фастфуд, столовая или пекарня

Возможная архитектура:

1С:Фастфуд → 1С:УНФ. Управление предприятием общепита → Финоко

Точный состав зависит от производственного процесса, числа точек и требований к бухгалтерскому учету.

Ресторанная сеть

Для сети особенно важны единые справочники, централизованные правила учета и консолидация результатов.

В зависимости от масштаба могут использоваться:

1С:Ресторан / 1С:Фастфуд + 1С:УНФ для общепита

или

1С:Общепит КОРП

а для более крупных проектов:

1С:ERP + 1С:Общепит. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА

Финоко в такой архитектуре может выполнять функцию общего контура управленческой отчетности, бюджетирования и консолидации ресторанной группы.

Внедрение программ для общепита

Результат проекта зависит не только от выбранной программы.

Перед внедрением необходимо определить:

• форматы заведений;
• количество ресторанов и юридических лиц;
• используемые кассовые системы;
• структуру складов и производственных подразделений;
• порядок ведения рецептур;
• правила расчета себестоимости;
• схему бухгалтерского учета;
• структуру управленческой отчетности;
• центры финансовой ответственности;
• источники данных;
• необходимые интеграции;
• показатели, которыми руководство действительно будет пользоваться.

После этого можно определить оптимальный состав программ и границы каждой системы.

San.City: от учета операции до управления результатом

Мы рассматриваем автоматизацию предприятия общественного питания как единую архитектуру.

Уровень 1. Гость и продажи
1С:Ресторан или 1С:Фастфуд.

Уровень 2. Продукты, производство и себестоимость
1С:Общепит, 1С:Общепит КОРП, 1С:УНФ. Управление предприятием общепита или отраслевой модуль для 1С:ERP.

Уровень 3. Регламентированный учет
1С и связанные бухгалтерские системы.

Уровень 4. Управленческий учет и планирование
Финоко.

Уровень 5. Анализ причин и управление экономическим результатом
РестоФактор.

Так предприятие получает не набор изолированных программ, а последовательную систему:

операция → учет → показатель → фактор → управленческое решение.