Электронные трудовые книжки

Все об электронных трудовых книжках в программах 1С

С начала этого года произошли корректировки, касающиеся трудовых книжек. Это совершенно новый формат документа. Теперь, каждый работник может получить постоянный доступ к сведениям о своей трудовой деятельности в электронном виде. Что же касается работодателя, здесь появляются изменения в кадровом учете. Не стоит забывать, что переход на электронную версию, это дело каждого. Работник имеет право пользоваться бумажным вариантом столько, сколько посчитает нужным.

Изменения в правилах ведения

Все изменения в правилах, повлекли за собой корректировки в законах. Это касается, как пенсионных, так и трудовых. В особенности, необходимо уделить особое внимание на документы, которые несут изменения по следующим нюансам:

• возможность подготовки сведений о профессиональной деятельности сотрудника в электронном виде;
• теперь организации должны предоставлять сведения о сотрудниках в базу пенсионного фонда;
• по установленным формам СЗИ-ТД, СЗВ-ТД необходимо передавать данные о периоде работы сотрудников;
• если не будут соблюдены сроки сдачи сведений, предоставлена не верная информация, или есть ошибки, то на работодателя возлагается административная ответственность.

Ключевые аспекты

Электронные цифровые книжки созданы в виде электронного документа. Со всей информацией можно ознакомиться на сайте гос.услуг, или на официальном сайте Пенсионного фонда в личном кабинете.

Сотрудник может получить сведения из трудовой книжки через своего работодателя, или запросить у пенсионного фонда. Также можно воспользоваться услугами МФЦ, независимо от прописки и места работы физического лица.

Плюсы электронных цифровых книжек:

• удобство, простота и оперативное получение сведений обо всех сроках трудовой активности;
• отсутствие ошибок в данных о трудовой деятельности;
• теперь у сотрудника есть возможность получить работу дистанционно;
• уменьшение издержек, связанных с приобретением, хранением бумажных книжек;
• при наличии лицевого счета, можно оформить пенсию без дополнительных документов;
• сведения из книжек позволяют без особых усилий оформить определенные гос.услуги;
• все данные строго конфиденциальны.

Какую информацию содержат?

Вся суть остается прежней, что и на бумажном носителе:

• данные о физическом лице;
• период времени: прием на работу, перевод, или увольнение;
• сведения о работодателе;
• информация о том, с чем связаны кадровые перемещения;
• данные о занимаемой должности и квалификации сотрудника;
• документ-подтверждение;
• причина расторжения договора.

Как перейти на электронную трудовую книжку?

Переход на электронные книжки уже начался с начала 2020 года. Не стоит забывать, что для сотрудников это добровольный процесс. Физическое лицо вправе самостоятельно выбирать, переходить на такой формат, или нет.

Но в данном случае имеются исключения. Те, кто впервые будет устроен на работу с 2021 года, их сведения будут храниться только в электронном виде.

Другим физическим лицам обязательно до 31.12.2020 года нужно передать своему работодателю заявление в письменной форме. Это заявление должно нести сведения о том, в каком формате вести его трудовую книжку. Строгого формата к оформлению заявления нет, но предприятие может разработать его самостоятельно.

Работник принял решение перейти на электронную трудовую книжку? Тогда ее бумажный формат следует выдать на руки. В ней обязательно следует сделать запись о том, что она выдана и теперь ведется в электронном формате.

В случае, когда сотрудник Вашей организации отказался от электронной трудовой книжки, работодателю следует вести ее в двух видах. Если на протяжении 2020 года он не передумал, то трудовую книжку следует вести только в бумажном формате.

Что нужно сделать работодателю за 2020 год?

• одобрить, или скорректировать всю документацию местного значения;
• обсудить и утвердить с уполномоченными лицами от работников все корректировки в трудовых договорах;
• наладить все технические вопросы с передачей данных в соответствии с законодательством РФ;
• сообщить работникам обо всех изменениях, связанных электронными трудовыми книжками и предоставить возможность написать заявление о выборе. Срок до 30.06.2020 года.

Работодатель должен известить работников о возможности выбора способа ведения трудовой книжки. Мы рекомендуем сделать письменно, подписав у каждого работника уведомление.

По завершению перехода на электронные трудовые книжки, работодатель обязан каждый месяц передавать информацию. Эта информация о приеме, переводе, или увольнении сотрудников. Срок предоставления информации: не позднее 15 числа следующего месяца. Только на основании таких сведений будет сформирована электронная трудовая книжка.

Передавать сведения удобнее всего непосредственно из программы ведения учета 1С:Зарплата и управление персоналом или 1С:Бухгалтерия и использовать для этого сервис 1С:Отчетность. Отправка информации непосредственно из кадровой программы значительно сокращает возможное количество ошибок.

Ведение электронных трудовых книжек в программе 1С

Данная программа 1С нужна для формирования определенной информации. Для начала, это необходимо для сведений, которые передаются в пенсионный фонд не позднее 15 числа следующего месяца. Также, 1С нужна для отправки отчетности с помощью сервиса 1С-Отчетность. Это касается форм СЗИ-ТД и СЗВ-ТД.

Чтобы не было проблем с отчетностью, компании необходимо регулярно обновлять программу. Только в таком случае, вся информация будет отправлена правильно и в соответствии с последними изменениями в законодательстве.

Общие выводы о работе по новым правилам

Важно уделять отдельное внимание при работе с электронными трудовыми книжками на:

• Ваш сотрудник сам должен выбирать, в каком формате будет его трудовая книжка. С выбором он должен определиться к 31 декабря 2020 года и написать об этом заявление;
• если сотрудник вообще первый раз устраивается на работу, то с 01 января 2021 года его трудовая книжка будет оформляться в электронном виде в обязательном порядке;
• в пенсионный фонд РФ работодатель должен предоставлять отчетность не позднее 15 числа следующего месяца;
• вся информация, которая содержится в электронных трудовых книжках строго конфиденциальна;
• всю информацию физическое лицо может запросить у работодателя, в МФЦ, или ПФР;
• расхождения информации в бумажном и электронном виде нет;
• при оформлении на работу, работник может дать работодателю информацию о своей трудовой деятельности, как в бумажном виде, так и в электронном;
• при увольнении с работы, все сведения будут предоставлены в бумажном, или электронном виде;
• отражение сведений обо всех наградах сотрудника в электронных трудовых книжках не планируется.

Очень важно, чтобы работодатель был готов к работе по новым правилам. В этом поможет программа 1С: Зарплата и управление персоналом. В данной программе можно сформировать всю отчетность правильно, без ошибок и больших трудозатрат.

В вопросах подключения, продления лицензии, обновления, или иных консультационных вопросах, связанных с 1С, Вам помогут специалисты нашей компании Сан-Сити. Многолетний опыт и высокая квалификация наших сотрудников докажут, что все задачи можно решить просто, быстро и качественно.

Шаблоны документов

Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки

Уведомление о выборе формы ведения трудовой книжки