Электронные трудовые книжки

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка, или ЭТК, — это сведения о трудовой деятельности человека, которые работодатели передают в Социальный фонд России. На основании поступивших сведений формируется электронная история трудовой деятельности работника.

Электронная трудовая книжка не является отдельным файлом, который хранится у работодателя. Информация накапливается в информационной системе СФР, а получить выписку работник может, в частности, через Госуслуги. Электронная выписка поступает в личный кабинет в формате PDF. (Госуслуги)

Важно различать два понятия:

• сведения о трудовой деятельности в электронном виде формируются для работников на основании отчетности работодателей;
• ведение бумажной трудовой книжки сохраняется для тех работников, которые ранее выбрали этот вариант и имеют право продолжать пользоваться бумажной книжкой.

Поэтому в 2026 году вопрос заключается уже не в том, существует ли электронная информация о работнике, а в том, требуется ли одновременно продолжать ведение его бумажной трудовой книжки.

Какие сведения входят в электронную трудовую книжку

В системе персонифицированного учета отражаются основные кадровые события и сведения, необходимые для подтверждения трудовой деятельности.

К ним относятся, в частности:

• сведения о работодателе;
• прием на работу;
• перевод на другую постоянную работу в случаях, предусмотренных правилами отчетности;
• увольнение и основание прекращения трудовых отношений;
• выполняемая трудовая функция;
• сведения о трудовом договоре и другие предусмотренные формой ЕФС-1 данные;
• отдельные иные кадровые мероприятия, которые работодатель обязан передавать в СФР.

В 2026 году состав сведений и порядок заполнения ЕФС-1 продолжают изменяться, поэтому кадровой службе необходимо ориентироваться на действующие правила и актуальный релиз программы, а не на инструкции по СЗВ-ТД прошлых лет. Например, с 2026 года изменились правила отражения отдельных кадровых событий, а с 1 июля 2026 года для электронной передачи подразделов ЕФС-1 применяется обновленный формат. (Бухгалтерия.ru)

Электронная трудовая книжка в 1С: как организована работа

В современных версиях программ 1С кадровые события регистрируются в ходе обычной работы кадровой службы. На основании оформленных документов можно подготовить сведения о трудовой деятельности для передачи в СФР.

Основной рабочий процесс выглядит так:

Кадровое событие → регистрация в 1С → формирование сведений ЕФС-1 → проверка → отправка в СФР → получение результата приема.

Такой подход уменьшает количество повторного ввода информации: сведения для отчетности формируются на основании уже зарегистрированных кадровых данных.

1С:Зарплата и управление персоналом

1С:Зарплата и управление персоналом 8 — основной вариант для организаций, где кадровый учет и расчет заработной платы ведутся в специализированной кадровой системе.

В программе можно регистрировать кадровые документы, подготавливать сведения о трудовой деятельности и работать с подразделом 1.1 формы ЕФС-1. Официальные материалы 1С также предусматривают механизмы корректировки и отмены ранее переданных сведений. (1С:ИТС)

Для организаций с несколькими кадровиками, расчетчиками или несколькими юридическими лицами имеет значение выбранная версия программы и организация прав пользователей.

1С:Бухгалтерия 8

Работа с электронными трудовыми книжками и соответствующей кадровой отчетностью поддерживается и в «1С:Бухгалтерии 8». В программе предусмотрено формирование сведений о трудовой деятельности в составе ЕФС-1. (1С:ИТС)

Если кадровый учет организации сравнительно простой и ведется непосредственно бухгалтерией, можно использовать 1С:Бухгалтерию 8.

При более сложной структуре кадрового учета, большом количестве сотрудников, нескольких организациях или необходимости полноценного расчета зарплаты обычно целесообразно рассматривать специализированную 1С:ЗУП.

Какая отчетность используется вместо СЗВ-ТД

Одна из наиболее частых ошибок в старых материалах об электронных трудовых книжках — упоминание СЗВ-ТД как действующей формы.

В 2026 году СЗВ-ТД не применяется.

Сведения, связанные с ведением электронной трудовой книжки, представляются в составе подраздела 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1 — «Сведения о трудовой (иной) деятельности». В программах 1С используется соответствующий документ для формирования и передачи этих сведений. (1С:ИТС)

Это особенно важно при настройке старых информационных баз. Если программа давно не обновлялась, кадровая служба может столкнуться с устаревшими формами, форматами обмена или правилами проверки.

Когда нужно передавать сведения в СФР

Старое правило «сдать сведения до 15-го числа следующего месяца» также утратило актуальность.

Срок представления подраздела 1.1 ЕФС-1 зависит от кадрового события. Например, сведения о приеме и увольнении передаются значительно быстрее — не позднее рабочего дня, следующего за оформлением соответствующего кадрового события. Для некоторых других мероприятий действуют иные сроки. (Точка)

Поэтому при настройке электронных трудовых книжек в 1С важно не только правильно сформировать отчет, но и организовать процесс кадровой работы так, чтобы документы своевременно попадали в отчетность.

Как отправлять сведения об электронной трудовой книжке из 1С

Если организация использует 1С-Отчетность, регламентированную отчетность можно подготавливать, проверять, подписывать и отправлять в контролирующие органы непосредственно из программы 1С.

Для кадровой службы это позволяет сохранить единый процесс:

1С → ЕФС-1 → проверка → электронная подпись → отправка в СФР → получение подтверждения.

Не требуется вручную переносить сведения о кадровых мероприятиях в отдельную программу.

При настройке необходимо проверить не только саму форму ЕФС-1, но и реквизиты организации, регистрацию в СФР, электронную подпись, права пользователей и параметры электронного документооборота.

Почему программу 1С необходимо регулярно обновлять

Для электронных трудовых книжек обновление 1С имеет непосредственное практическое значение.

Меняются:

• формы регламентированной отчетности;
• порядок заполнения ЕФС-1;
• классификаторы и коды;
• форматы электронных файлов;
• проверки перед отправкой;
• правила отражения отдельных кадровых мероприятий.

Например, с 1 июля 2026 года в программах «1С:Зарплата и управление персоналом 8» поддерживается новый формат электронного представления подразделов ЕФС-1. (Бухгалтерия.ru)

Использование старого релиза может привести к ситуации, когда кадровые данные введены правильно, но программа формирует уже неактуальный формат отчетности.

Для регулярного обновления и технической поддержки можно использовать сопровождение 1С. Если действующая база значительно изменена или автоматическое обновление затруднено, может потребоваться отдельная настройка и доработка 1С.

Что проверить перед началом работы с электронными трудовыми книжками в 1С

Одной установки программы недостаточно. Перед регулярной сдачей сведений желательно проверить всю цепочку кадрового учета.

В первую очередь необходимо убедиться, что:

• используется актуальная версия программы;
• корректно заполнены сведения об организации и регистрационные данные СФР;
• правильно оформлены сотрудники, подразделения, должности и кадровые документы;
• сведения о ранее зарегистрированных кадровых мероприятиях согласованы с данными СФР;
• доступна актуальная форма ЕФС-1;
• настроена электронная подпись и отправка отчетности;
• определены сотрудники, отвечающие за подготовку, проверку и отправку сведений.

Особенно внимательно следует проверять базы, которые переносились из старой программы, объединялись, долго не обновлялись либо содержат значительный объем доработок.

Как исправить ошибку в сведениях о трудовой деятельности

Ошибка в уже переданной информации не означает, что запись нужно вручную удалять из базы СФР.

В 1С предусмотрен механизм формирования корректирующих или отменяющих сведений. После исправления данных формируется новый подраздел 1.1 ЕФС-1, который передается в Социальный фонд России. (1С:ИТС)

Причиной исправления могут быть неверно указанные кадровое мероприятие, дата, должность, выполняемая функция, реквизиты документа или другие сведения.

Перед корректировкой желательно установить, какие данные были фактически приняты СФР. Простое изменение исходного кадрового документа без правильного оформления корректировки может привести к расхождению сведений между информационной базой организации и данными фонда.

Если причина ошибки не очевидна, можно обратиться за консультацией специалиста по 1С.

Как сотруднику получить сведения из электронной трудовой книжки

Работнику не требуется обращаться к работодателю каждый раз, когда ему необходима информация о трудовой деятельности.

Выписку из электронной трудовой книжки можно заказать через Госуслуги. Электронный документ поступает в личный кабинет и может быть сохранен или передан в электронном виде. (Госуслуги)

Сведения также могут предоставляться работодателем в предусмотренных законодательством случаях и через сервисы Социального фонда России.

Для работодателя это означает, что особенно важно обеспечивать корректность исходных кадровых данных: информация, переданная организацией в СФР, становится частью электронной истории трудовой деятельности работника.

Можно ли в 2026 году оставить бумажную трудовую книжку

Да, для части работников бумажная трудовая книжка продолжает использоваться.

Работники, которые ранее выбрали сохранение бумажной трудовой книжки или не отказались от нее в установленном порядке, могут продолжать иметь бумажный документ одновременно с электронными сведениями.

При этом работник, сохранивший бумажную книжку, вправе впоследствии отказаться от ее дальнейшего ведения и перейти только на электронный формат.

Для тех, кто впервые начал трудовую деятельность после 31 декабря 2020 года, бумажная трудовая книжка работодателем уже не оформляется. Сведения о трудовой деятельности формируются в электронном виде. (Бухгалтерия.ru)

Когда организации нужна помощь с электронными трудовыми книжками

Настройка особенно полезна, если организация:

• впервые начинает работать с 1С:ЗУП;
• переходит с другой кадровой программы;
• обнаружила расхождения между 1С и сведениями СФР;
• давно не обновляла информационную базу;
• получает ошибки при формировании или отправке ЕФС-1;
• переносит кадровый учет из 1С:Бухгалтерии в 1С:ЗУП;
• хочет организовать отправку отчетности непосредственно через 1С.

В таких случаях задача состоит не только в подключении электронной отчетности. Необходимо проверить исходные кадровые сведения, актуальность программы, регистрацию кадровых событий и правильность формирования ЕФС-1.

FAQ

Что такое электронная трудовая книжка в 1С?

Это организация кадрового учета в программе 1С таким образом, чтобы кадровые мероприятия работников корректно регистрировались и на их основании формировались сведения о трудовой деятельности для СФР.

Используется ли СЗВ-ТД в 2026 году?

Нет. Сведения, которые ранее передавались по СЗВ-ТД, сейчас входят в подраздел 1.1 формы ЕФС-1. (1С:ИТС)

Можно ли вести электронные трудовые книжки в 1С:ЗУП?

Да. «1С:Зарплата и управление персоналом 8» поддерживает регистрацию кадровых мероприятий, формирование подраздела 1.1 ЕФС-1 и корректировку ранее переданных сведений. (1С:ИТС)

Можно ли работать с электронной трудовой книжкой в 1С:Бухгалтерии?

Да. В «1С:Бухгалтерии 8» предусмотрена работа со сведениями о трудовой деятельности и формирование соответствующих разделов ЕФС-1. (1С:ИТС)

Нужно ли продолжать вести бумажную трудовую книжку?

Это зависит от ситуации конкретного сотрудника. Если он ранее сохранил право на ведение бумажной трудовой книжки, работодатель продолжает ее вести. Для сотрудников, впервые начавших трудовую деятельность после 31 декабря 2020 года, бумажная книжка не оформляется.

Где сотрудник может посмотреть электронную трудовую книжку?

Выписку можно запросить через Госуслуги. Электронный документ поступает в личный кабинет пользователя. (Госуслуги)

Можно ли исправить ошибку в электронной трудовой книжке через 1С?

Да. После проверки исходных данных в 1С можно сформировать корректирующие или отменяющие сведения подраздела 1.1 ЕФС-1 и передать их в СФР. (1С:ИТС)

Почему после обновления законодательства нужно обновлять 1С?

В релизах 1С обновляются формы отчетности, форматы электронного обмена, классификаторы и алгоритмы заполнения. Например, с 1 июля 2026 года применяется обновленный электронный формат подразделов ЕФС-1. (Бухгалтерия.ru)